App Xerox® Intelligent Filer
Un sistema di scansione più intelligente per non sprecare mai più del tempo a cercare i documenti.
Siete pronti a dare una struttura a un processo documentale non strutturato?
Dalla corrispondenza cartacea ai contratti e alle note di consegna, i documenti che vi passano per le mani superano di gran lunga le ore della vostra giornata lavorativa. Da oggi non più! Date il benvenuto all'app Xerox Intelligent Filer, un'app di intelligenza artificiale (AI) che conserva convenzioni di denominazione in tutta l'azienda in base alle preferenze. Ciò significa meno errori, maggiore uniformità e interventi manuali ridotti al minimo o a zero, così si spreca meno tempo a cercare i documenti giusti e si dedica più tempo a utilizzarli. Creata per il dispositivo con tecnologia Xerox® ConnectKey®, l'app Intelligent Filer utilizza tecnologie di automazione avanzata per avviare rapidamente il processo di archiviazione suggerendo il tipo, il nome e la posizione del documento. Così siete liberi di concentrarvi sul lavoro anziché arrovellarvi il cervello.
24%
Il 24% dei dipendenti perde un intero giorno di produttività a settimana alla ricerca di documenti.¹
Automazione intelligente
Tipo di categoria
Il primo passo fondamentale consiste nel leggere e comprendere correttamente le caratteristiche del documento per valutarne la categoria appropriata.
Cartella
In base alla categoria, la tecnologia AI suggerisce la cartella più idonea negli archivi aziendali in grado di offrire l'accesso appropriato.
Denominazione
In base ai criteri di denominazione aziendali, il documento viene archiviato con il nome appropriato. Ciò riduce il tempo impiegato per cercare documenti aumentando così la produttività dei dipendenti.
Cosa racchiude un nome? Tutto.
L'app Intelligent Filer elimina qualunque inaccuratezza dalle procedure di denominazione, organizzazione e ricerca dei documenti più importanti. Ora, ognuno nel team può rintracciare rapidamente le informazioni importanti anziché sprecare ore per trovarle come accadeva in passato.
L'archiviazione è una procedura che va pur sempre eseguita. Ora è possibile completarla in modo più rapido e intelligente.
La denominazione dei documenti va fatta in modo intelligente, non soggettivo. Tuttavia, fin troppo spesso i dipendenti non sanno bene come chiamare un documento, come classificarlo e dove archiviarlo. Il che rende impossibile a chiunque accedervi rapidamente. Utilizzando tecnologie di intelligenza artificiale, l'app Intelligent Filer elimina qualsiasi incertezza e inaccuratezza da ogni fase – dalla categorizzazione, al posizionamento nelle cartelle, dalla conferma alla denominazione – utilizzando un rigoroso set di regole standardizzate che possono inoltre essere utilizzate per trovare il documento con la stessa identica facilità. Il risultato? Meno tempo sprecato a cercare i documenti che occorrono.
La categoria giusta
L'intelligenza artificiale valuta e stabilisce la categoria in base al contenuto e alla struttura del documento. È possibile richiamare tutti i tipi di categoria riportati di seguito:
Fatture
Bollette
Note di consegna
Accordi
Rendiconti bancari
Corrispondenza
Varie
La cartella giusta
A ciascuna categoria è assegnata una cartella definita per l'instradamento rapido. Gli archivi supportati sono:
Microsoft OneDrive
Microsoft 365
Google Drive
Piattaforma di gestione dei contenuti Xerox® DocuShare® Go
Il nome perfetto
La struttura di denominazione predefinita per il documento viene compilata automaticamente con i dati estratti dal documento, riducendo i tempi di elaborazione sul dispositivo.
Il vostro “assistente in ufficio” è pronto e vi aspetta.
Ottimizzate i flussi di lavoro e semplificate i processi complessi in qualsiasi ambiente aziendale con i dispositivi dotati di tecnologia Xerox ConnectKey e le app per il vostro “assistente in ufficio”.
¹Fonte: ABBYY, 10 novembre 2021
Xerox® App Gallery
Scarica le app su una stampante (tradizionale o multifunzione) con tecnologia ConnectKey® per rendere più semplice il tuo lavoro.
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