Il catasto del Bahrein migliora i suoi servizi con la soluzione digitale di Xerox
Il catasto del Bahrein (SLRB) custodisce tutti i dati catastali del Regno del Bahrein, oltre a essere l’ente cartografico nazionale. I dati del catasto partono dagli anni ‘20 e contengono informazioni sulle proprietà e sulle transazioni, sotto forma di registri e documenti ormai d’importanza storica.
Questi documenti sono deteriorati con il passare del tempo, per cause naturali e per il continuo utilizzo. L’accesso alle informazioni desiderate richiedeva molto tempo, con conseguenti ritardi nei servizi legati alla registrazione e alla pianificazione edilizia. Un altro problema era rappresentato dai pericoli per la salute dovuti alla proliferazione di funghi sui vecchi registri.
“Il nostro più grande limite era rappresentato dall’accesso alle informazioni desiderate nei tempi desiderati. Questi documenti storici sono accessibili solo al personale autorizzato e le procedure per ottenere le informazioni richiedevano molto tempo”.
Il catasto desiderava digitalizzare e aggiungere questi documenti al suo repository centrale. Ciò avrebbe limitato l’accesso fisico ai documenti, rendendo al contempo i documenti digitali accessibili in modo sicuro e controllato. La ricerca e il controllo della storia degli immobili è fondamentale nelle transazioni immobiliari. Il catasto sta operando molto velocemente per fornire ai suoi clienti diversi servizi online. L’integrazione dei dati digitali con quelli dei repository è quindi essenziale per prendere decisioni rapide.
Grazie alla sua tecnologia e alle sue competenze, è stata scelta Xerox tra tutti i potenziali fornitori. “Il catasto sapeva che Xerox sarebbe stata in grado di fornire la soluzione giusta, grazie alle competenze e alla professionalità del suo team locale. In passato Xerox aveva eseguito con successo per il catasto la scansione di mappe topografiche contenenti informazioni sulle transazioni immobiliari. La gestione di queste mappe era stata complessa a causa della varietà di dimensioni e materiali, così come della loro fragilità. “Xerox ha gestito tutte le mappe in modo sicuro” spiega il Sig. Ammar.
Xerox ha condotto il progetto in due fasi. I registri e i documenti sono stati numerati ai fini del tracciamento, quindi digitalizzati in formato PDF e TIFF e poi indicizzati in modo accurato, in base a criteri specifici forniti dal catasto. I documenti digitali sono stati quindi esportati sulla piattaforma Xerox® DocuShare®. Xerox ha offerto il progetto sotto forma di servizio, fornendo ciò che era necessario per raggiungere gli obiettivi desiderati. Il catasto ha messo a disposizione i propri spazi e altre strutture.
I registri e i documenti sono ora a disposizione di tutti gli utenti autorizzati Xerox® DocuShare® ECM. Gli utenti finali sono diventati più efficienti e accurati poiché possono accedere ai dati catastali storici.
Principali vantaggi:
I documenti digitali fanno ora parte di un repository centrale sicuro e controllato
Indicizzazione intelligente per recuperare i dati in modo più semplice
Elaborazione delle ricerche/richieste più facile e veloce
Non è più necessario l’accesso fisico agli archivi
Notevole miglioramento dei servizi di registrazione
"Con Xerox® DocuShare® risparmiamo molto tempo e i nostri processi sono diventati più efficienti, più sicuri e più facili da utilizzare. Siamo soddisfatti del servizio fornito da Xerox e del suo continuo supporto nella gestione del ciclo di vita dei documenti”.
La sfida
L’accesso alle informazioni richiedeva molto tempo, con conseguenti ritardi nell’erogazione dei servizi a cittadini e organizzazioni.
Le condizioni dei documenti del catasto stavano deteriorando per cause naturali e per il continuo utilizzo.
Potenziali pericoli per la salute degli utenti.
La soluzione
Digitalizzazione dei dati del catasto del Bahrein con indicizzazione accurata, nel rispetto di requisiti specifici.
L’utilizzo del software Docushare® ha consentito di accedere facilmente e in modo intelligente e sicuro ai documenti da qualunque luogo.
I risultati
Dati digitali in un repository centrale sicuro
Accesso semplice e controllato in un ambiente digitale.
Maggiore efficienza, decisioni più rapide e riduzione dei ritardi.
Indicizzazione intelligente per recuperare i dati in modo più semplice.
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