Xerox^® DocuShare^® Go 14

Xerox^® DocuShare^® Go 13

What’s New in This Release

White Labeling

DocuShare Go now enables White Label customers to select their UI colors. (For more information on the white labeling paid option, contact us.)

Content Assistant

Introducing Content Assistant, for Summarization and Advanced Extraction. This feature uses AI Integration, first introduced in the DocuShare Go 12 release.

NOTE: Quota Limits, Retry, and Key/Query Mapping are all included in the Content Assistant feature.

Content Assistant Quota Limits Include:

• Named User plans - come with 10,000 free pages per user per year by default.

• Concurrent User plans - come with 20,000 free pages per user per year.

Additional Features and Capabilities include:

• Additional Page Packs can be purchased in 250,000-page packs (validity of this item is for one year)

• When an existing organization renews, it receives a new default package.

• Note: Every use of the Content Assistant feature will consume a minimum of 1 page.

• Pack usage is shown on the Manage Subscription page and in the Admin Portal

• When a subscription reaches 20%, 10%, or 0% of the quota, an informational message will be displayed to the subscription owner and users with an Admin role to notify them that the quota limit is approaching.

• Key/Query Mapping: Advanced Extraction rules can be created by mapping a detailed description of the field to an easy-to-read field name. For instance, a field named "Gas Date" can be mapped to a description of that particular field.

Content Rules

• Easy Edit: It is now possible to edit a Content Rule directly from the rule list without having to view the rule first.

• Improved Classification:

• Improved labels have been added to the dialog for content rules that perform Document Classification.

• There are two options available now - you can either match all the terms or any of the terms.

Metadata Quick Edit

While viewing a document, you can now edit its metadata values in the detail panel.

ConnectKey: CA Hosting

When installing the ConnectKey app for DocuShare Go, you can now choose the CA region.

Additional Features:

• Footer Height: The footer height is reduced to make more room for the application

• Xerox DocuShare URL was updated to https://help.docushare.com

Introducing: Xerox^® DocuShare^® Go Digital Mail Solutions

All of the DocuShare Go components listed above are applicable to the Xerox^® DocuShare^® Go Digital Mail Solutions. This solution can be stand-alone or combined with capture services. Learn more

Extract Addressee & Route: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail will attempt to extract a known Department or User from the first page if it is not provided in the upload to the Processing Collection.

(NOTE: Prerequisite: Onboard users and their departments into DS Go DM)

Example:

1. A department is created in DS Go DM for “Claims”. The file is uploaded to Processing without an Email or Department. DS Go will see if the first page has a match for the Claims Department and put the document in the Claims Department Inbox.

• If there is one exact or close match (using Content Assistant), the document is routed.

• If there is more than one match, the document is routed to the Exceptions collection for manual intervention

Collection Hierarchy: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Inboxes can be collapsed and grouped hierarchically by Digital Mail, Department, and Email nodes.

User Ingestion: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Import Users allows the upload of a CSV file with users, their departments, and their roles.

Document Type: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Document types are created by default and are editable.

• Contain fields: Email, Department, and ID

Collection Search: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

The search box in the left panel allows you to easily search through the custom collection names by typing at least two letters of the collection name.

Xerox^® DocuShare^® Go 12

Le novità di questa versione

Hosting in Canada

L’hosting di DocuShare Go è ora basato a Montreal, in Canada, nella regione AWS ca-central-1.

Nella pagina di destinazione di DocuShare Go, "Welcome to Xerox DocuShare Go," comparirà a breve il Canada nel menu a discesa del luogo di sottoscrizione ai fini del login. Utilizzare questo link per accedere direttamente ago.docushare-ca.com.

Aggiunte alle regole sui contenuti

Riassunto dei documenti

Questa funzionalità consente di ottenere, attraverso l’intelligenza artificiale, un riassunto dei documenti più lunghi. Il riassunto contiene solo le informazioni più importanti del testo originale ed è possibile scegliere il numero di frasi che si vogliono vedere (da 1 a 10), così come la lingua (EPFIGS) desiderata. Una volta generato, il riassunto viene aggiunto all’apposito campo del file. È inoltre possibile scegliere se il riassunto debba essere revisionato.

Estrazione dei dati avanzata

La funzionalità di estrazione dei dati avanzata estrae i dati dai documenti in modo intelligente, attraverso un processo di indicizzazione. Questa funzionalità è in grado di estrarre, classificare e trasformare i dati provenienti da varie fonti, tra cui scansioni di testi, documenti digitati o scritti a mano, scansioni di immagini, e-mail e altre fonti digitali. La funzionalità è inoltre in grado di estrarre i dati al fine di garantire l’accuratezza e l’uniformità delle regole sull’attribuzione dei titoli, semplificando quindi l’archiviazione e la ricerca dei file. Questa funzionalità, la cui configurazione è molto semplice, supporta la ricerca delle corrispondenze e le lingue EPFIGS. Lo strumento dispone inoltre di una funzione di anteprima per controllare i risultati. Con l’esecuzione della regola vengono estratti i valori dei campi e vengono assegnati i metadati del documento.

App ConnectKey: Metadati e file multipli

La scansione di più documenti può richiedere molto tempo. L’interfaccia utente web di DS GO risolve questo problema consentendo si leggere un codice QR e immetterne le relative informazioni direttamente nel telefono, tablet o PC. L’app ConnectKey consente inoltre di stampare fogli di separazione, utilizzabili per eseguire in una sola volta la scansione di più file in DS GO. Questo consente di risparmiare tempo e di semplificare il processo di scansione.

White Labeling

DocuShare Go offre ora, a pagamento, un’opzione White Label.

(Contattaci per maggiori informazioni).

L’opzione White Labeling di DocuShare Go include:

• Link alla sezione Aiuto – Un link integrato nell’icona del punto di domanda situata nell’angolo in alto a destra della pagina web DocuShare Go.

• Schema colori – I colori primari e secondari dell’interfaccia utente possono essere personalizzati o mantenuti nella modalità predefinita.

• Nuovo nome di sottodominio – Un URL esclusivo creato per includere il nome del prodotto specifico (ad es. <product-name>.docushare.com)

• Pagina di login – L’URL del dominio contiene le informazioni regionali specifiche per ciascun cliente (ad es. <product-name>.docushare.com o productname.docushare-eu.com.)

• E-mail branding – Le e-mail vengono personalizzate con il brand e il logo dell’azienda.

Scansione dei virus

Al fine di aumentare la sicurezza, tutti i file caricati sono sottoposti a scansione per rilevare firme di virus conosciute e garantire che le aziende rimangano isolate dalle potenziali minacce.

Log della cronologia

Quando un utente seleziona uno o più file e l’azione Stampa, l’azione viene memorizzata nella cronologia del file.

Xerox^® DocuShare^® Go 11

Le novità di questa versione

Ripristino delle organizzazioni cancellate

Vengono ora implementati backup regolari per supportare il ripristino ottimale delle sottoscrizioni in caso di potenziali richieste di supporto. In precedenza, le sottoscrizioni venivano eliminate sei mesi dopo la data di scadenza.

• Ripristino delle organizzazioni nel pool delle organizzazioni

• Ripristino delle organizzazioni nel pool delle risorse

• Ripristino degli account utente

• Ripristino dei file s3

• Ripristino dell’indice di ricerca

Le approvazioni vengono estese per supportare le approvazioni sequenziali condizionali

Specificare il campo (ad es. Importo dell’acquisto) e impostare più addetti alle approvazioni con condizioni specifiche (ad es. < oppure >=) per indirizzare un oggetto all’approvazione.

Discussione (chat)

Durante l’anteprima o la modifica di un file, è possibile avviare una discussione con altri utenti. Questa funzionalità è particolarmente utile quando bisogna collaborare con altri e ricevere feedback o informazioni.

Per avviare una discussione basta taggare gli utenti affinché ricevano una notifica tramite e-mail. La notifica contiene un link alla discussione. Questa funzionalità consente a tutte le persone coinvolte di essere sempre informate e coinvolte.

Xerox^® DocuShare^® Go 10

Le novità di questa versione

Supporto del protocollo di autenticazione dell’identità OAuth 2.0 nell’applicazione DS Go Connect Key

Quando viene selezionato un provider OAuth 2.0 in un’organizzazione Go, l’utente Connect Key può ora eseguire l’accesso utilizzando il codice del suo dispositivo mobile.

1. Aprire l’applicazione DS Go ConnectKey installata sul dispositivo Xerox ConnectKey

2. L’utente scansiona il codice QR sul dispositivo mobile

3. Eseguire il login e autorizzare il dispositivo ConnectKey.

4. Continuare a stampare o eseguire scansioni dall’applicazione DS Go ConnectKey sul dispositivo ConnectKey.

Onboarding dell’utente

Anziché dover invitare ciascun utente in un’organizzazione Docushare GO, un amministratore DS Go può ora decidere di abilitare l’onboarding. Quando l’onboarding è abilitato:

1. viene creato un codice composto da 6 lettere/numeri da fornire al pubblico di destinazione nel modo desiderato; per esempio, un’e-mail interna aziendale a utenti selezionati.

2. Gli utenti in possesso del codice possono visitare go.docushare.com, selezionare la propria regione e utilizzare il link di sign-up per accedere all’organizzazione Go

Nuove regole per i contenuti

• È disponibile la regola per i contenuti sequenziali. Consente a chi è addetto alle approvazioni di approvare un oggetto in ordine sequenziale. Se il primo addetto approva, il secondo addetto riceve una richiesta di approvazione. Se uno degli addetti alle approvazioni si rifiuta di approvare, l’oggetto viene respinto

• È disponibile la regola per l’approvazione di più contenuti (o di tutti). Se tutti gli addetti alle approvazioni approvano, l’oggetto è approvato. Se uno degli addetti alle approvazioni si rifiuta di approvare, l’oggetto viene respinto. A tutti gli utenti è assegnata un’attività

Xerox^® DocuShare^® Go 9

Le novità di questa versione

Supporto del protocollo di autenticazione dell’identità OAuth 2.0

• Questa versione introduce un importante cambiamento nel metodo di autenticazione. La nuova opzione consente agli abbonati di utilizzare OAuth 2.0 per tutti gli utenti.

• Affinché funzioni, il team di supporto IT del cliente deve creare un’applicazione nell’IdP e fornire le informazioni all’amministratore degli abbonamenti.

• Quando l’utente fornisce l’indirizzo e-mail IdP, Go lo reindirizza a IdP per il login; se va a buon fine, l’utente può accedere a Go.

Miglioramenti delle regole sui contenuti

• Nuova regola per la revisione semplificata con firma elettronica. Un singolo utente può essere assegnato ai campi di revisione e fornire una firma come richiesto. La firma può essere sotto forma di immagine o testo, entrambi immessi dall’utente e visualizzabili tramite il cronologico delle versioni.

• Nuova regola per approvazioni multiple con firma elettronica. Più utenti possono essere assegnati all’approvazione o al rifiuto dei documenti, fornendo firme come richiesto. Il primo utente assegnato all’approvazione o al rifiuto completa l’approvazione/rifiuto del documento. La firma può essere un’immagine o un testo, entrambi immessi dall’utente e visualizzabili tramite il cronologico delle versioni.

• Aggiornamento dell’approvazione semplice con inclusione della firma elettronica. La firma può essere sotto forma di immagine o testo, entrambi immessi dall’utente e visualizzabili tramite il cronologico delle versioni.

• Modifiche e miglioramenti della classificazione dei documenti + estrazione dei dati

  • È ora consentito immettere i valori estratti nel campo del tipo di un nuovo documento.

  • È ora consentito immettere i valori estratti nel campo del tipo di un documento esistente.

  • È ora consentito specificare il fuso orario durante l’estrazione dei valori data/ora.

  • Possibilità di fornire stati eseguiti più dettagliati nell’Execution Log.

Miglioramento delle funzionalità generali

• Piani di abbonamento aggiornati con un link al modulo di richiesta vendite.

• Migliore gestione degli errori al caricamento del file. Il sistema identifica lo scenario di caricamento di una nuova versione in un documento utilizzando un file con un diverso nome di file oppure lo scenario di caricamento di un nuovo file in una collezione con un nome di file duplicato. Agli utenti viene chiesto di intraprendere un’azione per risolvere gli errori.

Xerox^® DocuShare^® Go 8

Le novità di questa versione

Nuova funzionalità per la classificazione dei documenti e l’estrazione dei metadati

• Questa versione include la possibilità di classificare i documenti ed estrarre i metadati.

• Nuovo tipo di regola per i contenuti: Classificazione dei documenti + Estrazione dei dati è stato aggiunto. Possibilità di controllare, aggiornare e approvare la classificazione dei documenti dall’interfaccia “My Task” delle regole per i contenuti.

• Con l’estensione dell’attuale regola per la classificazione dei documenti, DocuShare elabora i file definendo il tipo di documento ed estraendo dati dal file, aggiornando quindi i campi di metadati in base a tali informazioni. Per esempio: Estrai “Invoice Number”.

• Il Default Data Extraction Pack è fornito con l’acquisto dell’abbonamento. Ciò rende l’abbonamento accessibile alla funzionalità di classificazione dei dati ed estrazione dei metadati. È possibile acquistare un ulteriore pacchetto di estrazione.

• Viene aggiunta la nuova regola “Data Extraction”che può creare regole di questo tipo.

• Utilizzabile con i tipi fi file PDF e Image. Attuali limitazioni: non funziona con i file di esto

Gestione dell’abbonamento

Gli utenti possono acquistare ulteriore storage in pacchetti di 500 GB/utente. Gli utenti ricevono un avviso sulla dashboard quando lo storage rimanente è pari al 10% della capacità totale. Gli utenti ospiti possono ora essere rimossi dagli abbonamenti quando non necessitano più dell’accesso. Agli utenti ospiti sono concessi permessi di visualizzazione, mentre è necessaria la condivisione guest per definire una data di scadenza. Il numero di utenti ospiti è limitato in base al tipo e alle dimensioni dell’abbonamento. La quantità di utenti ospiti è pari a 5 volte il numero di utenti concorrenti e 2 volte il numero di utenti designati.

Sicurezza e conformità

La prova gratuita “Self-Service” è stata rimossa dall’interfaccia self-service a causa del requisito di benestare delle scansioni Le prove saranno ora gestite solo attraverso il back office. L’opzione Xerox Internal AD è stata rimossa. Ciò è stato fatto per posizionare il prodotto in vista di una futura funzionalità di Single Sign-on.

Supporto

Il Chat Bot è stato rimosso dalla produzione a causa del poco utilizzo. Il sito della community è aperto a tutti gli utenti e le FAQ continueranno a essere aggiornate.