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Xerox® DocuShare® Go 15

What’s New in This Release

Introducing: DocuShare® Go for Outlook

We are excited to announce the release of DocuShare Go for Outlook, which is now available in the Business Apps section on Microsoft AppSource. This plugin seamlessly integrates with Outlook and offers essential document management capabilities.

Key Capabilities:

  • Document Management: Access, manage, and organize collections, folders, and files directly from Outlook.

  • Store Documents: Save documents and/or emails from Outlook directly to DocuShare Go without leaving Outlook.

  • Attach Documents: Attach documents from DocuShare Go to your emails in Outlook.

  • Security: Ensure data security with end-to-end encryption and compliance with industry standards.

Requirements:

  • Users must already have an existing DocuShare Go or DocuShare Go Digital Mail account to use the Outlook add-in.

NOTE: Current users can install DocuShare Go for Outlook from Microsoft AppSource by clicking here.

Content Assistant

Important Update: The DocuShare Go Content Assistant for Summarization and Advanced Extraction has been significantly enhanced. Page processing is now unlimited. This improvement dramatically improves document management efficiency and productivity.

Content Assistant for Summarization

Summarizations can now be generated without first setting up a content rule.

Users with Edit Rights can do the following:

  • When viewing or editing a document, they will see a 'Summarize' button.

  • User will then click the button to choose: Number of sentences to appear in the summary Ability to select the document language.

After confirmation, the AI will update the document with its generated summary.

ConnectKey for DocuShare Go Now Does Automatic Geographic Routing

The ConnectKey App for DocuShare Go now automatically identifies the user’s last logged-in geographic deployment (US, CA, EU) during login, eliminating the need for manual selection. Users who want to log in to a different region can log in to the desired region via the web user interface.

This feature is particularly useful for integrations with Workflow Central, as it eliminates the need for users to specify their desired region.

Search for Collections

For dialogs with a Collection selection dropdown (e.g. Move, Copy, Content Rules), if there are more than 20 collections, a search box will be provided to help users locate the desired collection.

Search Enhancements

  • Enable users to search for exact phrases, such as “Customer Expectation,” ensuring that only documents containing the exact phrase are returned. This is an improvement from the last version in which the search capability returned documents with either “CUSTOMER” or “EXPECTATION” separately.

  • Enable users to search for documents that include all specified words. For example, searching for “customer” AND “expectation” should return only documents containing both words. This is an improvement from the last version, in which the search returns documents with either “CUSTOMER” or “EXPECTATION.”

Streamlined Task Reviews with Enhanced Content Rules

DocuShare Go has enhanced its Content Rules, making task reviews quicker and more efficient. When a task is ready for review, selecting “Review” will take you directly to the document view, where you can quickly approve or reject the task.

Additional Feature Improvements

With DocuShare Go Digital Mail, users can now include a note with their request when selecting “Send to Admin.” This feature helps the Digital Mail Admin better understand each user’s special instructions.

Note di rilascio DocuShare Go 14

Xerox® DocuShare® Go 14

What’s New in This Release

Xerox® DocuShare® Go Digital Mail Solutions

Document Sets

Document sets involve collecting user documents to verify required data. Recipients receive an email link to the request. If not current Go users, their account will be created. They can view, upload, and approve documents.

Use Case Examples: AP Invoices / Client Onboard / HR Operations / Employee Onboarding / Real Estate Listing / Leasing / Insurance Claims

Document Set Builder

Administrators can create/edit a Document Set from the new node in Management.

New Document Set Request

Administrators and configured approvers will see the [New Request] button to create document requests. When a new user receives an email, they can click the link to set up their account by providing their First Name, Last Name, and Password. Approvers are added as Edit members of the Document Set group and can approve requests assigned to them.

Provide Documents in request

A user who sends a request for a Document Set will get a notification with a link directly to the request. The user will then be shown each of the requested documents in the set and their status.

Approver Review Requests

Approvers see the requests they have access to and their status. They can open a request, approve individual documents, and comment. A request can be opened or moved to trash.

Send Email for Rescan, Forward Original requests

There is an option to integrate with the DocuShare Go API to enhance the ability to fulfill requests for rescanning or forwarding original mail documents.

Xerox® DocuShare® Go

Document Type Builder

Streamlined experience to build the entire document type in a single dialog. When creating or editing a document type, there is the ability also to create or edit document fields.

DocuShare 7 Import

Customers wanting to migrate from DocuShare 7 to DocuShare Go can use a documented method to do so. This method involves using a tool created by DocuShare to export one collection at a time into DocuShare Go with the import tool or script.

For more information, please contact your DocuShare sales rep or fill out a DocuShare Contact Us form to have a sales rep contact you with more information.

Content Rules

Allow assignment of User Group to the Approver list

Simple Approval:

  • Any single user in the group can approve or reject. First one wins,

Multiple: Can be configured for Any or All.

  • If All, then all users in the group must approve.

  • If Any, then it is the same as Simple approval.

Sequential

  • When the task is created for that sequential row, any single user in the group can approve or reject it. First one wins.

More Features

Upload Speed

  • Improved upload speeds by Virus Scanning and uploading documents in one step

Remove pricing (USD) in subscription management UI

  • Removed the pricing information on the subscription management page.

White Label Color Enhance

  • The White Label options dialog will have a 3rd color called "Tertiary Color.”

Document Type Edit

  • Display capability - the Document Type to provide easier search and retrieval of documents.

  • Document Type Field name shall remain non-editable even if it is in use.

Note di rilascio DocuShare Go 13

Xerox® DocuShare® Go 13

What’s New in This Release

White Labeling

DocuShare Go now enables White Label customers to select their UI colors. (For more information on the white labeling paid option, contact us.)

Content Assistant

Introducing Content Assistant, for Summarization and Advanced Extraction. This feature uses AI Integration, first introduced in the DocuShare Go 12 release.

NOTE: Quota Limits, Retry, and Key/Query Mapping are all included in the Content Assistant feature.

Content Assistant Quota Limits Include:

  • Named User plans - come with 10,000 free pages per user per year by default.

  • Concurrent User plans - come with 20,000 free pages per user per year.

Additional Features and Capabilities include:

  • Additional Page Packs can be purchased in 250,000-page packs (validity of this item is for one year)

  • When an existing organization renews, it receives a new default package.

  • Note: Every use of the Content Assistant feature will consume a minimum of 1 page.

  • Pack usage is shown on the Manage Subscription page and in the Admin Portal

  • When a subscription reaches 20%, 10%, or 0% of the quota, an informational message will be displayed to the subscription owner and users with an Admin role to notify them that the quota limit is approaching.

  • Key/Query Mapping: Advanced Extraction rules can be created by mapping a detailed description of the field to an easy-to-read field name. For instance, a field named "Gas Date" can be mapped to a description of that particular field.

Content Rules

  • Easy Edit: It is now possible to edit a Content Rule directly from the rule list without having to view the rule first.

  • Improved Classification:

  • Improved labels have been added to the dialog for content rules that perform Document Classification.

  • There are two options available now - you can either match all the terms or any of the terms.

Metadata Quick Edit

While viewing a document, you can now edit its metadata values in the detail panel.

ConnectKey: CA Hosting

When installing the ConnectKey app for DocuShare Go, you can now choose the CA region.

Additional Features:

  • Footer Height: The footer height is reduced to make more room for the application

  • Xerox DocuShare URL was updated to https://help.docushare.com

Introducing: Xerox® DocuShare® Go Digital Mail Solutions

All of the DocuShare Go components listed above are applicable to the Xerox® DocuShare® Go Digital Mail Solutions. This solution can be stand-alone or combined with capture services. Learn more

Extract Addressee & Route: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail will attempt to extract a known Department or User from the first page if it is not provided in the upload to the Processing Collection.

(NOTE: Prerequisite: Onboard users and their departments into DS Go DM)

Example:

1. A department is created in DS Go DM for “Claims”. The file is uploaded to Processing without an Email or Department. DS Go will see if the first page has a match for the Claims Department and put the document in the Claims Department Inbox.

  • If there is one exact or close match (using Content Assistant), the document is routed.

  • If there is more than one match, the document is routed to the Exceptions collection for manual intervention

Collection Hierarchy: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Inboxes can be collapsed and grouped hierarchically by Digital Mail, Department, and Email nodes.

User Ingestion: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Import Users allows the upload of a CSV file with users, their departments, and their roles.

Document Type: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Document types are created by default and are editable.

  • Contain fields: Email, Department, and ID

Collection Search: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

The search box in the left panel allows you to easily search through the custom collection names by typing at least two letters of the collection name.

Note di rilascio DocuShare Go 12

Xerox® DocuShare® Go 12

Le novità di questa versione

Hosting in Canada

L’hosting di DocuShare Go è ora basato a Montreal, in Canada, nella regione AWS ca-central-1.

Nella pagina di destinazione di DocuShare Go, "Welcome to Xerox DocuShare Go," comparirà a breve il Canada nel menu a discesa del luogo di sottoscrizione ai fini del login. Utilizzare questo link per accedere direttamente ago.docushare-ca.com.

Aggiunte alle regole sui contenuti

Riassunto dei documenti

Questa funzionalità consente di ottenere, attraverso l’intelligenza artificiale, un riassunto dei documenti più lunghi. Il riassunto contiene solo le informazioni più importanti del testo originale ed è possibile scegliere il numero di frasi che si vogliono vedere (da 1 a 10), così come la lingua (EPFIGS) desiderata. Una volta generato, il riassunto viene aggiunto all’apposito campo del file. È inoltre possibile scegliere se il riassunto debba essere revisionato.

Estrazione dei dati avanzata

La funzionalità di estrazione dei dati avanzata estrae i dati dai documenti in modo intelligente, attraverso un processo di indicizzazione. Questa funzionalità è in grado di estrarre, classificare e trasformare i dati provenienti da varie fonti, tra cui scansioni di testi, documenti digitati o scritti a mano, scansioni di immagini, e-mail e altre fonti digitali. La funzionalità è inoltre in grado di estrarre i dati al fine di garantire l’accuratezza e l’uniformità delle regole sull’attribuzione dei titoli, semplificando quindi l’archiviazione e la ricerca dei file. Questa funzionalità, la cui configurazione è molto semplice, supporta la ricerca delle corrispondenze e le lingue EPFIGS. Lo strumento dispone inoltre di una funzione di anteprima per controllare i risultati. Con l’esecuzione della regola vengono estratti i valori dei campi e vengono assegnati i metadati del documento.

App ConnectKey: Metadati e file multipli

La scansione di più documenti può richiedere molto tempo. L’interfaccia utente web di DS GO risolve questo problema consentendo si leggere un codice QR e immetterne le relative informazioni direttamente nel telefono, tablet o PC. L’app ConnectKey consente inoltre di stampare fogli di separazione, utilizzabili per eseguire in una sola volta la scansione di più file in DS GO. Questo consente di risparmiare tempo e di semplificare il processo di scansione.

White Labeling

DocuShare Go offre ora, a pagamento, un’opzione White Label.

(Contattaci per maggiori informazioni).

L’opzione White Labeling di DocuShare Go include:

  • Link alla sezione Aiuto – Un link integrato nell’icona del punto di domanda situata nell’angolo in alto a destra della pagina web DocuShare Go.

  • Schema colori – I colori primari e secondari dell’interfaccia utente possono essere personalizzati o mantenuti nella modalità predefinita.

  • Nuovo nome di sottodominio – Un URL esclusivo creato per includere il nome del prodotto specifico (ad es. <product-name>.docushare.com)

  • Pagina di login – L’URL del dominio contiene le informazioni regionali specifiche per ciascun cliente (ad es. <product-name>.docushare.com o productname.docushare-eu.com.)

  • E-mail branding – Le e-mail vengono personalizzate con il brand e il logo dell’azienda.

Scansione dei virus

Al fine di aumentare la sicurezza, tutti i file caricati sono sottoposti a scansione per rilevare firme di virus conosciute e garantire che le aziende rimangano isolate dalle potenziali minacce.

Log della cronologia

Quando un utente seleziona uno o più file e l’azione Stampa, l’azione viene memorizzata nella cronologia del file.

Note di rilascio DocuShare Go 11

Xerox® DocuShare® Go 11

Le novità di questa versione

Ripristino delle organizzazioni cancellate

Vengono ora implementati backup regolari per supportare il ripristino ottimale delle sottoscrizioni in caso di potenziali richieste di supporto. In precedenza, le sottoscrizioni venivano eliminate sei mesi dopo la data di scadenza.

  • Ripristino delle organizzazioni nel pool delle organizzazioni

  • Ripristino delle organizzazioni nel pool delle risorse

  • Ripristino degli account utente

  • Ripristino dei file s3

  • Ripristino dell’indice di ricerca

Le approvazioni vengono estese per supportare le approvazioni sequenziali condizionali

Specificare il campo (ad es. Importo dell’acquisto) e impostare più addetti alle approvazioni con condizioni specifiche (ad es. < oppure >=) per indirizzare un oggetto all’approvazione.

Discussione (chat)

Durante l’anteprima o la modifica di un file, è possibile avviare una discussione con altri utenti. Questa funzionalità è particolarmente utile quando bisogna collaborare con altri e ricevere feedback o informazioni.

Per avviare una discussione basta taggare gli utenti affinché ricevano una notifica tramite e-mail. La notifica contiene un link alla discussione. Questa funzionalità consente a tutte le persone coinvolte di essere sempre informate e coinvolte.

Note di rilascio DocuShare Go 10

Xerox® DocuShare® Go 10

Le novità di questa versione

Supporto del protocollo di autenticazione dell’identità OAuth 2.0 nell’applicazione DS Go Connect Key

Quando viene selezionato un provider OAuth 2.0 in un’organizzazione Go, l’utente Connect Key può ora eseguire l’accesso utilizzando il codice del suo dispositivo mobile.

  1. Aprire l’applicazione DS Go ConnectKey installata sul dispositivo Xerox ConnectKey

  2. L’utente scansiona il codice QR sul dispositivo mobile

  3. Eseguire il login e autorizzare il dispositivo ConnectKey.

  4. Continuare a stampare o eseguire scansioni dall’applicazione DS Go ConnectKey sul dispositivo ConnectKey.

Onboarding dell’utente

Anziché dover invitare ciascun utente in un’organizzazione Docushare GO, un amministratore DS Go può ora decidere di abilitare l’onboarding. Quando l’onboarding è abilitato:

  1. viene creato un codice composto da 6 lettere/numeri da fornire al pubblico di destinazione nel modo desiderato; per esempio, un’e-mail interna aziendale a utenti selezionati.

  2. Gli utenti in possesso del codice possono visitare go.docushare.com, selezionare la propria regione e utilizzare il link di sign-up per accedere all’organizzazione Go

Nuove regole per i contenuti

  • È disponibile la regola per i contenuti sequenziali. Consente a chi è addetto alle approvazioni di approvare un oggetto in ordine sequenziale. Se il primo addetto approva, il secondo addetto riceve una richiesta di approvazione. Se uno degli addetti alle approvazioni si rifiuta di approvare, l’oggetto viene respinto

  • È disponibile la regola per l’approvazione di più contenuti (o di tutti). Se tutti gli addetti alle approvazioni approvano, l’oggetto è approvato. Se uno degli addetti alle approvazioni si rifiuta di approvare, l’oggetto viene respinto. A tutti gli utenti è assegnata un’attività

Note di rilascio DocuShare Go 9

Xerox® DocuShare® Go 9

Le novità di questa versione

Supporto del protocollo di autenticazione dell’identità OAuth 2.0

  • Questa versione introduce un importante cambiamento nel metodo di autenticazione. La nuova opzione consente agli abbonati di utilizzare OAuth 2.0 per tutti gli utenti.

  • Affinché funzioni, il team di supporto IT del cliente deve creare un’applicazione nell’IdP e fornire le informazioni all’amministratore degli abbonamenti.

  • Quando l’utente fornisce l’indirizzo e-mail IdP, Go lo reindirizza a IdP per il login; se va a buon fine, l’utente può accedere a Go.

Miglioramenti delle regole sui contenuti

  • Nuova regola per la revisione semplificata con firma elettronica. Un singolo utente può essere assegnato ai campi di revisione e fornire una firma come richiesto. La firma può essere sotto forma di immagine o testo, entrambi immessi dall’utente e visualizzabili tramite il cronologico delle versioni.

  • Nuova regola per approvazioni multiple con firma elettronica. Più utenti possono essere assegnati all’approvazione o al rifiuto dei documenti, fornendo firme come richiesto. Il primo utente assegnato all’approvazione o al rifiuto completa l’approvazione/rifiuto del documento. La firma può essere un’immagine o un testo, entrambi immessi dall’utente e visualizzabili tramite il cronologico delle versioni.

  • Aggiornamento dell’approvazione semplice con inclusione della firma elettronica. La firma può essere sotto forma di immagine o testo, entrambi immessi dall’utente e visualizzabili tramite il cronologico delle versioni.

  • Modifiche e miglioramenti della classificazione dei documenti + estrazione dei dati

    • È ora consentito immettere i valori estratti nel campo del tipo di un nuovo documento.

    • È ora consentito immettere i valori estratti nel campo del tipo di un documento esistente.

    • È ora consentito specificare il fuso orario durante l’estrazione dei valori data/ora.

    • Possibilità di fornire stati eseguiti più dettagliati nell’Execution Log.

Miglioramento delle funzionalità generali

  • Piani di abbonamento aggiornati con un link al modulo di richiesta vendite.

  • Migliore gestione degli errori al caricamento del file. Il sistema identifica lo scenario di caricamento di una nuova versione in un documento utilizzando un file con un diverso nome di file oppure lo scenario di caricamento di un nuovo file in una collezione con un nome di file duplicato. Agli utenti viene chiesto di intraprendere un’azione per risolvere gli errori.

Note di rilascio DocuShare Go 8

Xerox® DocuShare® Go 8

Le novità di questa versione

Nuova funzionalità per la classificazione dei documenti e l’estrazione dei metadati

  • Questa versione include la possibilità di classificare i documenti ed estrarre i metadati.

  • Nuovo tipo di regola per i contenuti: Classificazione dei documenti + Estrazione dei dati è stato aggiunto. Possibilità di controllare, aggiornare e approvare la classificazione dei documenti dall’interfaccia “My Task” delle regole per i contenuti.

  • Con l’estensione dell’attuale regola per la classificazione dei documenti, DocuShare elabora i file definendo il tipo di documento ed estraendo dati dal file, aggiornando quindi i campi di metadati in base a tali informazioni. Per esempio: Estrai “Invoice Number”.

  • Il Default Data Extraction Pack è fornito con l’acquisto dell’abbonamento. Ciò rende l’abbonamento accessibile alla funzionalità di classificazione dei dati ed estrazione dei metadati. È possibile acquistare un ulteriore pacchetto di estrazione.

  • Viene aggiunta la nuova regola “Data Extraction”che può creare regole di questo tipo.

  • Utilizzabile con i tipi fi file PDF e Image. Attuali limitazioni: non funziona con i file di esto

Gestione dell’abbonamento

Gli utenti possono acquistare ulteriore storage in pacchetti di 500 GB/utente. Gli utenti ricevono un avviso sulla dashboard quando lo storage rimanente è pari al 10% della capacità totale. Gli utenti ospiti possono ora essere rimossi dagli abbonamenti quando non necessitano più dell’accesso. Agli utenti ospiti sono concessi permessi di visualizzazione, mentre è necessaria la condivisione guest per definire una data di scadenza. Il numero di utenti ospiti è limitato in base al tipo e alle dimensioni dell’abbonamento. La quantità di utenti ospiti è pari a 5 volte il numero di utenti concorrenti e 2 volte il numero di utenti designati.

Sicurezza e conformità

La prova gratuita “Self-Service” è stata rimossa dall’interfaccia self-service a causa del requisito di benestare delle scansioni Le prove saranno ora gestite solo attraverso il back office. L’opzione Xerox Internal AD è stata rimossa. Ciò è stato fatto per posizionare il prodotto in vista di una futura funzionalità di Single Sign-on.

Supporto

Il Chat Bot è stato rimosso dalla produzione a causa del poco utilizzo. Il sito della community è aperto a tutti gli utenti e le FAQ continueranno a essere aggiornate.

Approfondimenti sulla gestione dei contenuti aziendali

PDF, video, grafici informativi e molto altro su questo argomento.