La tua stampante ha qualcosa da dirti

Stampanti, scanner e fotocopiatrici possono apportare un contributo importante alla tua strategia di trasformazione digitale, se riesci a ricavarne i dati giusti. Questi 5 passaggi possono aiutarti a farlo.

In genere non perdiamo troppo tempo a pensare alle stampanti, gli scanner e le fotocopiatrici che condividono gli spazi dei nostri uffici. Perché dovremmo? Sembrano semplicemente far parte dell’arredamento. 

Invece sarebbe il caso di non sottovalutare il loro apporto alla trasformazione digitale. Questi dispositivi hanno fatto passi da gigante in pochi anni e ora sono in grado di offrire un contributo a ogni parte della tua attività, ad esempio:

• sicurezza

• esperienza cliente

• lavoro digitale

• innovazione

• produttività

• sostenibilità

• compliance

Ma come fare per coinvolgere i tuoi dispositivi nella trasformazione digitale della tua attività? Semplice: raccogliendone i dati sul loro utilizzo e trasformandoli in insight che possano indicarti come ridurre i costi, incrementare la produttività e ottenere processi più sostenibili.

Questi 5 passaggi ti aiuteranno a ottenere le insight giuste dal tuo ambiente di stampa per promuovere una trasformazione di valore.

1. Capire l’utilizzo attuale dei tuoi dispositivi

Come ti direbbe qualsiasi buon consulente del cambiamento, la trasformazione inizia dal comprendere come funzionano le cose oggi. L’analisi del tuo attuale ambiente di stampa ti servirà come base per pianificare e implementare iniziative di risparmio sui costi che serviranno anche a facilitare la vita dei tuoi utenti.

Non sai bene da dove cominciare? I servizi di stampa gestiti Xerox^® forniscono un’analisi dettagliata che ti aiuterà a portare alla luce tutto il potenziale della trasformazione digitale applicato al tuo flusso di lavoro documentale. Scopri come funziona il servizio di analisi.

2. Trasformare i dati in insight mediante pannelli di controllo e strumenti di visualizzazione

Raccogliere i dati del tuo ambiente di stampa è un esercizio inutile se gli utenti non sono in grado di organizzarli e studiarli nel contesto. E farlo manualmente è un vero incubo. Scopri allora cosa può offrirti il tuo fornitore di servizi di stampa gestiti in termini di pannelli di controllo e strumenti di visualizzazione automatizzati.

I pannelli di controllo aiuteranno il personale a comprendere i dati ricavati dal sistema. In più, gli strumenti di visualizzazione contribuiranno a un’assimilazione più veloce delle informazioni e a una maggiore agilità nel metterle a frutto. Capire che hai una stampante sovrautilizzata, che rallenta il lavoro di tutti, è un bene. Non lo è però se ci metti una settimana ad analizzare i dati per scoprirlo.   

3. Concentrarsi su ciò che è davvero importante

Ciascun dispositivo connesso, incluse le tue stampanti, ha un sacco di cose da raccontarti. Ma è proprio necessario conoscerle tutte? E sono cose che puoi sfruttare?

Il tuo ambiente di stampa può rilevare una gran quantità di informazioni sulla tua gestione dei documenti, ma la cosa importante è concentrare l’attenzione sulle aree da cui puoi ottenere di più. Ad esempio, è necessario che tutti stampino a colori o potresti tagliare i costi in quest’area? Ed è necessario stampare ogni singolo documento o esistono modi migliori per utilizzare, condividere e archiviare le informazioni?

Prima di tutto, concentrati sulle aree che possono essere migliorate e dove puoi misurare il miglioramento.

4. Utilizzare i dati per promuovere miglioramenti continui e incrementali

L’analisi del tuo ambiente di stampa non ti servirà solamente per promuovere miglioramenti una tantum (come quelli implementati da queste aziende).

ma anche come fonte continua di insight sul flusso di lavoro documentale, sui comportamenti degli utenti e sui rischi dei dati di tutta l’azienda. Sfruttare queste insight per migliorare la tua attività in aree diverse creerà un flusso ininterrotto di miglioramenti continui.

E con il passare del tempo, potrai mantenere un approccio documentale snello ed efficace dal punto di vista dei costi, garantendo così che la tua trasformazione digitale continui a fornire risultati costanti. 

5. Collaborare con un partner qualificato

Quando si tratta di elaborare l’enorme flusso di dati provenienti dai tuoi dispositivi connessi, è saggio appoggiarsi a un fornitore di servizi di stampa gestiti, che si assicurerà di rilevare, misurare, monitorare e analizzare i dati giusti. Gli esperti della stampa gestita hanno sviluppato sofisticati strumenti automatici per raccogliere qualsiasi tipo di dati, dalle informazioni su utenti e documenti, alla sicurezza ed efficienza. E molto altro ancora.

Anche se rilevassi tutti questi dati autonomamente, resterebbero la configurazione, integrazione, supporto, sicurezza e back-up. Invece di cambiare la tua infrastruttura per sopportare il peso di tutti questi compiti, non ha più senso rivolgersi a un fornitore di servizi di stampa gestiti?

E quando l’Internet delle Cose inevitabilmente la farà da padrone, avrai già imparato a interagire con una rete diversificata di dispositivi connessi intelligenti.

Vuoi saperne di più su come sfruttare i dati? Leggi questo articolo per scoprire come l’analisi dei dati può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.