Cosa aspettarsi da un fornitore di servizi di stampa gestiti

Le tue stampanti ricoprono un ruolo importante nell’ambito della trasformazione digitale della tua azienda. Quindi è arrivato il momento di ripensarne la gestione. Ecco cinque cose da tenere presenti.

Le stampanti multifunzione intelligenti di oggi possono essere delle vere protagoniste della trasformazione digitale: promuovono la produttività dei tuoi dipendenti e l’efficienza dei processi, oltre a mettere in sicurezza i tuoi dati.

Ecco perché occorre chiedere di più al proprio fornitore di servizi di stampa gestiti (MPS), che deve essere in grado di fornire il livello di supporto richiesto da queste nuove assistenti digitali. Per assicurarti il tipo di supporto giusto dal tuo fornitore MPS, è fondamentale capire cosa può offrirti e come lo può implementare.

Cosa deve garantire un fornitore di servizi di stampa gestiti? Principalmente, questi cinque servizi.

1. Gli strumenti giusti

Il tuo fornitore MPS deve fornirti una serie completa di strumenti che coprano stampanti, forniture e gestione del servizio. Come minimo, deve offrirti:

• gestione e integrazione di servizi terze parti;

• gestione dell’Help Desk;

• opzioni di integrazione con i tuoi sistemi di assistenza;

• monitoraggio e gestione delle forniture;

• registrazione e revisione delle transazioni;

• registrazione e risoluzione delle procedure di escalation.

Ma non è tutto. Il fornitore giusto dovrà anche fornirti servizi dal valore aggiunto che moltiplichino le capacità delle tue stampanti multifunzione, mediante un supporto per automazione dei processi, gestione dei contenuti, connettività mobile e cloud, e altro ancora.

2. Standard elevati, massima sicurezza

Le violazioni dei dati non sono sempre attribuibili a hacker o attacchi informatici: possono anche essere causate da un semplice foglio abbandonato alla stampante. Se le multifunzione sono sempre più intelligenti e complesse, sono anche sempre più a rischio di violazioni di sicurezza, da fonti sia esterne che interne.

Le nuove minacce rendono ancora più importante individuare un fornitore MPS che garantisca elevati livelli di sicurezza.

Gli elementi essenziali per la sicurezza di un’infrastruttura MPS includono prevenzione delle intrusioni, rilevamento dei dispositivi, e protezione di dati e documenti. Ma i fornitori migliori offrono anche ulteriori livelli di protezione, mediante analisi d’utilizzo e tecnologie deterrenti nei confronti delle frodi.

3. Visibilità quando ne hai bisogno

Anche se sarà il tuo fornitore MPS a occuparsi principalmente della gestione della tua infrastruttura di stampa, a volte anche i tuoi team avranno bisogno di accedervi. Per questo devi scegliere una soluzione MPS che ti offra una visibilità operativa delle prestazioni del tuo ambiente di stampa, e di dove può essere migliorato.

Alcuni partner MPS mettono a disposizione un portale dove i dati della tua infrastruttura vengono consolidati e visualizzati tramite pannelli di controlli di facile navigazione, che ti regalano la piena visibilità di tutte le tue stampanti connesse.

Il pannello di controllo deve fornire:

• grafiche che mostrino in modo immediato il posizionamento e lo stato delle stampanti;

• link ai sistemi di monitoraggio;

• accesso a report su incidenti, ordini delle forniture, installazione di driver e altri servizi;

• facile accesso a manuali e altre informazioni relative alle tue stampanti. Il portale MPS deve insomma rendere più facile monitorare le forniture, la gestione degli incidenti e i dati di utilizzo, per aiutarti a ottimizzare il tuo ambiente di stampa.

4. Insight per generare un’ottimizzazione continua

Una soluzione di servizi di stampa gestiti deve saper estrapolare il massimo valore dal tuo ambiente di stampa. Il tuo fornitore MPS saprà generare e raccogliere un’enorme quantità di dati operativi dalle tue stampanti di rete. E gli insight ricavati da tali dati ti forniranno un’opportunità unica per ottimizzare la tua infrastruttura e i tuoi flussi di lavoro.

Il tuo partner MPS dovrà generare report di analisi su:

• quali stampanti sono più utilizzate e quando;

• in quanto tempo carta, inchiostro e toner vengono utilizzati;

• quali processi fanno maggiore affidamento sulla carta;

• il grado di efficacia della supply chain per carta, inchiostro e toner.

Più ne saprai sulle tue stampanti e il loro utilizzo, maggiore sarà l’opportunità di ottimizzazione. Per esempio, se sai in quali processi di stampa si usa più carta, puoi cercare di digitalizzarli per diminuire i costi e migliorare l’efficienza.

Cerca un fornitore MPS che offra report standard e personalizzati (così i tuoi team potranno concentrarsi solo sui dati di loro interesse), che possano essere esportati in più formati, per condividerli con gli utenti giusti.

5. Un servizio su scala globale

In molte aziende, l’ambiente di stampa comprende più città, regioni e persino paesi. Ciò significa che un fornitore MPS deve poter garantire un servizio omogeneo su scala regionale, nazionale e persino globale.

Nella maggior parte dei casi, una soluzione indifferenziata non sarà adatta a un’implementazione su scala globale: il tuo partner MPS dovrà essere in grado di localizzare l’offerta in base alla destinazione, garantendoti lo stesso livello di assistenza, ovunque si trovino i tuoi uffici.

I prossimi passi

Utilizza questi cinque criteri per valutare potenziali fornitori di servizi di stampa gestiti. È una scelta importante e devi assicurarti di considerare tutte le tue esigenze.

Con il partner MPS giusto avrai la certezza di ottenere il massimo dalla tua infrastruttura di stampa e potrai concentrarti su ciò che più conta per la tua attività.