Come Europart ha trasformato il proprio modo di gestire le informazioni

Europart si è rivolta a Xerox per portare ordine nel modo di gestire le informazioni in azienda.

La sfida: Identificare il percorso della carta

Europart produce cataloghi e pubblicità in 24 lingue diverse, ed elabora ogni anno milioni di bolle di consegna e fatture.

Il problema è che Europart è un fornitore di ricambi per auto, non una stamperia. Così, mentre la società si espandeva a livello globale, la sua infrastruttura di stampa stava diventando decisamente caotica.

I costi di stampa continuavano ad aumentare, la complessità dell’infrastruttura cresceva e i processi cartacei manuali rallentavano l’attività.

Europart ha collaborato con Xerox per ripensare il proprio approccio alla gestione documentale, con l’obiettivo di mantenere i costi sotto controllo e lavorare in modo più intelligente.

La soluzione: Una trasformazione in quattro direzioni

Europart doveva trasformare il modo in cui le informazioni viaggiavano all’interno dell’azienda. Ma doveva anche riuscire a contenere i costi.

Si è rivolta così ai nostri servizi di gestione documentale per abbassare i costi di stampa, ridurre le complessità e modernizzare I processi manuali più obsoleti.

Cosa possono fare per te i servizi di gestione documentale?

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Ecco come ci è riuscita.

Semplificando i rapporti con il suo fornitore.

Ora Xerox funge da tramite tra Europart e il suo fornitore di stampa, implementando efficienze nel flusso di lavoro derivanti dalla nostra economia di scala.

Razionalizzando il parco stampanti.

Dopo decenni di espansione incontrollata del parco, abbiamo aiutato Europart a migliorare la produttività, standardizzando e ottimizzando la sua infrastruttura di stampa.

Automatizzando la fatturazione.

Europart è passata da un’elaborazione manuale all’utilizzo della tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri per estrarre e digitalizzare i dati più importanti dei documenti cartacei.

Digitalizzando la gestione delle bolle di consegna.

Invece di spendere milioni per la gestione di bolle di consegna cartacee, ora Europart può gestire centralmente le bolle digitali tramite un portale online.

I risultati: Costi ridotti e processi ottimizzati

Ora per i dipendenti di Europart creare ed elaborare informazioni è più facile, rapido e conveniente.

I costi sono diminuiti e i tempi di consegna sono più rapidi per i lavori di stampa a grande tiratura come brochure, opuscoli e cataloghi.

Europart ha ridotto il parco stampanti del 61%, sostituendo 600 sistemi di stampa eterogenei con 232 stampanti multifunzione collegate in rete.

E ancora più importante, i suoi dipendenti lavorano in modo più intelligente. L’elaborazione digitale delle fatture offer grandi efficienze, con sole 30 persone che verificano ed elaborano 300.000 fatture all’anno e una riduzione dei costi di fatturazione del 20%.

Ora Europart è in grado di elaborare due milioni di bolle di consegna digitali all’anno tramite il portale centralizzato, con costi di archiviazione fisica diminuiti drasticamente. E il personale ha più tempo da dedicare al follow-up delle richieste di informazioni e allo sviluppo dell’attività.

È esattamente il tipo di impatto trasformativo fornito dai servizi di gestione documentale, ed esattamente ciò di cui le aziende come Europart hanno bisogno per crescere.

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