Come potersi incontrare quando non ci si può incontrare?

Mentre i professionisti iniziano gradualmente ad abituarsi a lavorare da casa anziché dall’ufficio, rimane immutata una delle attività tipiche dell’ambiente di lavoro: la riunione.

Anche quando tutto va bene, le riunioni rappresentano un problema per molti dipendenti; perché troppo numerose oppure perché percepite come poco efficaci. Una valida organizzazione delle riunioni rappresenta un impegno anche per le aziende: le ricerche dimostrano come siano un costo notevole per i datori di lavoro in termini di “livelli ridotti di quote di mercato, innovazione e stabilità occupazionale”.

Ora i dipendenti si trovano a gestire un’ulteriore complessità nello svolgimento del proprio lavoro: adattarsi a una realtà lavorativa sconosciuta e resa più complessa da un ambiente esterno stressante e incerto. Esistono tuttavia dei semplici accorgimenti basati sul buon senso che consentono ai lavoratori virtuali di adattarsi velocemente alle nuove dinamiche e gestire riunioni efficaci, come spiega Nick Meehan, esperto di user experience a Xerox PARC.

Tutti devono avere ben chiaro chi sia alla guida della riunione e comportarsi di conseguenza.

Chiarite in anticipo chi è a capo della riunione: è importante per la definizione delle responsabilità.

La persona che invia gli inviti per la riunione non necessariamente è alla guida della riunione, come fa notare Meehan: “Potrebbe pensare di esserlo, ma non sempre è così”. I partecipanti devono sapere chi è a capo della riunione.

“Questa persona è paragonabile a un direttore d’orchestra” spiega Meehan. “Ha la responsabilità di garantire che la riunione abbia un obiettivo ben chiaro, che i partecipanti non si distraggano e che tutti si sentano liberi di offrire il proprio contributo”.

La persona alla guida della riunione può impostare il tono della riunione sin dall’inizio, condividendo in anticipo l’ordine del giorno per definire i risultati desiderati e aiutare i partecipanti a prepararsi. “La maggior parte della gente non lo fa” osserva Meehan. “Tuttavia, persino una bozza di schema garantisce una riunione più efficace”. Inoltre, la possibilità di consultare in anticipo l’ordine del giorno chiarisce chi sia alla guida della riunione.

Prendere appunti e definire le azioni da intraprendere è una responsabilità collettiva.

Le riunioni virtuali sono ideali per prendere appunti a livello di team. Strumenti quali Microsoft OneNote, Google Docs o Sheets, ecc. sono perfetti per collaborare. “Utilizzate l’ordine del giorno che avevate fornito in precedenza e tenetelo sullo schermo durante la riunione” spiega Meehan. “I partecipanti possono apportare modifiche in tempo reale. Lavorare insieme in questo modo crea automaticamente un maggiore allineamento”.

In modo simile, Trello e Asana sono ottimi strumenti per annotare e assegnare le attività che vengono via via definite. “Quando ciò diventa parte del modo in cui conducete le riunioni, eviterete un problema che emerge di frequente in un momento successivo, ovvero la sensazione che un’attività sia stata assegnata in modo inappropriato” spiega Meehan. “Prendendo la decisione durante la discussione, tutto sembra più democratico”.

Meehan fa inoltre notare che non tutti hanno lo stesso stile di apprendimento o le stesse preferenze; per alcuni il dover prendere appunti potrebbe ostacolare la capacità di concentrarsi e partecipare alla discussione. La maggior parte degli strumenti video dispone di una funzione di registrazione e ciò potrebbe essere utile per i partecipanti che preferiscono l’ascolto. Assicuratevi di chiedere subito alle persone se qualcuno non gradisce che la riunione venga registrata.

Il format breve e scorrevole è sempre gradito.

In una tipica giornata lavorativa, la capacità di concentrazione può rappresentare un problema. Tuttavia secondo Meehan, la capacità dei partecipanti di concentrarsi e contribuire in modo costante è ancor più ridotta nelle riunioni virtuali.

“Rispettate una durata di 30-45 minuti al massimo” afferma Meehan. “Di fatto, potete semplificarvi la vita cambiando le vostre impostazioni di Outlook affinché le riunioni siano programmate in blocchi di trenta minuti, anziché di un’ora”. Questa semplice modifica può aiutare gli organizzatori della riunione a valutare se davvero sia necessaria un’ora intera.

Meehan suggerisce inoltre di finire le riunioni prima del previsto, laddove possibile. “Tutti vi ringrazieranno”.

Non lasciatevi distrarre dalla webcam.

Le riunioni trasmesse su schermo sono pratiche, tuttavia offrono una finestra sulle vite personali dei colleghi. Spesso ciò non costituisce un problema, tuttavia per i dipendenti più riservati, oppure per coloro la cui scrivania si trova nella camera da letto, un tale livello di visibilità potrebbe risultare fastidioso o invadente.

“Non è un problema se alcune persone preferiscono non accendere la webcam” afferma Meehan. “In un mondo ideale, tutti apparirebbero sullo schermo, ma se ciò non fosse possibile, assicuratevi di avere sullo schermo qualcosa che sia in tempo reale, per esempio gli appunti che state prendendo”. Ciò offre ai partecipanti un motivo per concentrarsi sulle cose opportune, anziché controllare furtivamente le proprie e-mail.

Quali sono le best practice per una riunione virtuale efficace?