Quando lavorare da casa non è una scelta: alcuni semplici consigli per rimanere concentrati e produttivi

di Leslie Hobbs

Mentre l’interruzione dell’attività in azienda dovuta al Coronavirus continua a persistere, decine di migliaia di lavoratori in tutto il mondo si stanno cimentando in una nuova e inaspettata normalità: lavorare da casa. Nei prossimi giorni questi numeri aumenteranno in maniera esponenziale.

Diversamente dal tipico scenario di chi abitualmente lavora da casa, questa non è per molti una scelta, almeno ad oggi. Alla luce di queste circostanze e di quanto la pandemia appaia in rapida diffusione, per alcuni potrebbe trattarsi di una realtà a cui difficilmente adattarsi.

Sebbene appaia difficile rimanere concentrati in momenti come questi, il lavoro costituisce un’utile distrazione. Ecco alcuni semplici accorgimenti per rimanere produttivi e sentirsi in condizioni (più) normali anche in questa situazione senza precedenti.

Fate un piano per la giornata e rispettatelo.

La pianificazione aiuta a rimanere concentrati sugli aspetti che siete in grado controllare. Alla fine di ogni giornata di lavoro, definite un piano o una lista di cose da fare il giorno successivo. Non solo il vostro nuovo stile di lavoro sarà più strutturato, ma disporrete anche di un promemoria visivo di ciò che avete già smarcato via via che spunterete l’elenco.

Durante questo periodo non tralasciate le piccole attività di amministrazione base (ad es. pulire la casella della posta). Se partecipate a riunioni settimanali di team, oppure avete incontri one to one regolari, svolgetele direttamente in videoconferenze o videochiamate. Impostate un promemoria sul calendario che vi aiuti a svolgere le attività di routine, una sorta di aggiornamento settimanale della situazione sempre a disposizione. C’è un motivo per cui le routine nascono così facilmente: danno un senso di stabilità. Rispettate la vostra.

Raggruppate le informazioni dei vostri contatti.

Fate un rapido elenco dei colleghi e dei clienti più importanti con cui dovrete comunicare nelle prossime settimane. Verificate che tutti i loro recapiti (ad es. numero di cellulare o di casa) siano nella vostra rubrica. Per maggiore sicurezza, salvateli e stampateli. Approfittate di questa opportunità per inviare i vostri recapiti aggiornati alle persone che potrebbero avere bisogno di contattarvi.

Preferite le chat alle e-mail.

Strumenti come Microsoft Teams, G Suite e Slack sono più immediati ed efficaci delle e-mail, specialmente in questo momento, secondo Nick Meehan, User Experience Expert di Xerox PARC. “L’e-mail è lenta per natura” afferma Meehan. “Può ritardare le comunicazioni di ore, persino di giorni”. Al contrario, un’opzione simile a Slack consente alle aziende di sfruttare la praticità e la velocità degli sms, con il vantaggio dei canali a tema e dell’invio di documenti.

Meehan consiglia di stabilire però dei limiti. “Questi strumenti sono così facili da utilizzare da farvi correre il rischio di essere disponibili ad ogni ora”. Le aziende dovrebbero definire dei protocolli affinché non sia necessario rispondere dopo un determinato orario, tuttavia nelle impostazioni è possibile silenziare le notifiche dopo una determinata ora del giorno”.

Date preferenza alle videoconferenze.

Quando si è abituati ad andare in ufficio, la mancata presenza dei colleghi potrebbe farsi sentire. Persino se lavorate regolarmente da casa, potrebbe farvi bene vedere i colleghi di persona. Date preferenza alle videoconferenze rispetto alle teleconferenze ove possibile. Ora più che mai è importante stabilire un contatto visivo con altri esseri umani.

Assicuratevi di implementare una struttura efficace per le vostre videochiamate, dice Meehan. Per esempio, se parte del vostro team stesse ancora lavorando insieme in sede, fate in modo che ognuno apra la propria finestra video, persino se si trova nella stessa stanza con altri colleghi.

“Ciò metterebbe i partecipanti remoti allo stesso livello di quelli nella stanza” osserva Meehan. “Aiuta a ridurre la tendenza delle persone in sede di sovrastare con la voce i colleghi collegati in remoto”.

Non lasciate che i problemi tecnici vi blocchino.

È possibile che e-mail, wi-fi e ampiezza di banda possano essere più lenti, meno affidabili o persino interrompersi di tanto in tanto. Approfittate di questi momenti per fare delle valutazioni. Quali sono i problemi più urgenti? Una volta definiti, gestiteli direttamente al telefono. Prendete degli appunti da condividere con gli altri non appena riparta il collegamento, e assicuratevi che tutti siano ancora allineati. Per altre attività operative, approfittate del disguido tecnico per scrivere una serie di e-mail da inviare in blocco non appena torni la connessione. Potete inoltre coordinarvi tramite sms, Slack, client di messaggistica interni (se funzionali), ecc.

Lavorate sulla vostra capacità di concentrazione.

In questo momento potrebbe essere difficile concentrarsi. Escogitate piccoli trucchetti che vi aiutino ad evitare distrazioni. Se un progetto vi sembra troppo complesso, suddividetelo in più parti e svolgete prima le più semplici. Oppure accantonatelo interamente se necessario e dedicatevi alle attività di amministrazione base a cui vi accennavo prima.

Un cambio di scena potrebbe aiutare:se possibile, trasferitevi per un po’ di tempo in una zona diversa della vostra casa. Camminate per casa. Ascoltate saltuariamente della musica. I servizi di streaming come Spotify offrono fantastiche playlist che mettono di buon umore.

Limitate il tempo trascorso davanti allo schermo leggendo informazioni “controproducenti”.

È difficile non farsi fagocitare da tutte queste notizie su limiti di viaggio, controlli e zone rosse. Tuttavia “sempre e solo Coronavirus” non farà bene alla vostra salute mentale. Imponetevi un limite quotidiano per la lettura delle notizie. Quando parlate con i colleghi, è accettabile dedicare qualche minuto a questo argomento, tuttavia dovete fare attenzione a non esagerare. Impostate il tono della conversazione passando velocemente ai tradizionali argomenti di lavoro.

Suddividete la giornata in modo sano.

Le pause sono fondamentali per ritrovare la carica. Persino nel giorno migliore, fissare lo schermo troppo a lungo nuoce alla concentrazione e rallenta la produttività. Allontanatevi e fate un pranzo privo di distrazioni. Introducete dell’attività fisica nella vostra giornata: alzatevi e fate dello stretching, delle flessioni o del plank. Godetevi per qualche minuto i vostri figli a casa da scuola. Chiamate uno dei vostri colleghi preferiti oppure un amico per parlare e chiedere come se la stiano cavando.

Poi, come di norma, tornate al lavoro.

Ricordate che, lavorando da casa, state contribuendo in uno dei modi più efficaci a combattere la pandemia: evitando i contatti sociali si “rallenta la curva” e si rallenta la diffusione del virus.

Se non avete mai lavorato da casa, cosa sta funzionando per voi? Veterani del lavoro da casa: cos’altro avete da suggerire?