Strategie di gestione del business nei periodi d’incertezza

Di Carl Franzen

Molti datori di lavoro hanno improvvisamente cambiato il modo di gestire il proprio business e hanno chiesto alla maggior parte dei dipendenti di lavorare da casa, in uno scenario nuovo e caratterizzato da cambiamenti imprevisti. Per i manager alla guida di team, l’improvviso passaggio da un ufficio a un ambiente remoto introduce un quesito fondamentale: come mantenere il più possibile l’unità del team, la produttività e la motivazione quando tutti sono sparsi al di fuori dell’abituale ambiente di lavoro? Ogni team è unico nel suo genere, tuttavia secondo gli esperti esistono delle best practice che imprenditori e manager possono adottare per aiutare i propri team ad adattarsi.

Eseguire un inventario dell’IT

La tecnologia è probabilmente alla base del vostro ambiente lavorativo e ciò vale anche ora che i team lavorano da remoto. Spetta ai manager valutare quali risorse IT siano ora necessarie affinché i dipendenti possano svolgere il proprio lavoro, così come garantire che tali risorse siano disponibili e rimangano sempre sicure.

Per iniziare, i manager possono intervistare i dipendenti (tramite telefono, e-mail o sondaggio online come lo strumento gratuito Google Forms) per scoprire ciò di cui dispongono e ciò che invece manca. Tra le risorse di base vi sono portatili/PC funzionanti, software e una connessione internet sufficientemente veloce per effettuare chiamate audio e video.

Ricordate che le esigenze tecnologiche non possono essere tutte risolte immediatamente. “Il fabbisogno di tecnologia si presenta ad ondate” afferma Daniel McGinn, Executive Editor di Harvard Business Review e co-presentatore del podcast Dear HBR. “Quando tutti hanno installato alcuni strumenti per la comunicazione, è possibile iniziare a scoprire di cos’altro necessitino”, magari nuovi dispositivi quali portatili e stampanti.

Evitate la tendenza a delegare la risoluzione dei problemi tecnologici al vostro team. In qualità di manager, questo è un aspetto di cui potreste e dovreste occuparvi personalmente. Se i lavoratori remoti necessitano della consegna a domicilio di nuovi portatili e stampanti, oppure di supporto IT 24 ore su 24, Xerox ha recentemente lanciato l’utile pacchetto Remote Worker.

Come si gestiscono aspetti quali la posta cartacea?

I manager che trasferiscono i propri team dagli uffici fisici a postazioni di lavoro remote, spesso trascurano questo aspetto: cosa succede alla posta cartacea dell’azienda, come assegni, fatture, contratti e documenti legali? Se tutti lavorano da casa, chi la raccoglie, reindirizza e gestisce? Ciò è particolarmente importante per le aziende che gestiscono fatture, richieste di rimborso, ordini postali e altre attività normalmente recapitate tramite posta ordinaria. “Sempre più aziende ci contattano chiedendo aiuto nella gestione della posta” afferma Dave Nesbitt, Global Lead, Capture & Content Services di Xerox.

Per fortuna esistono delle soluzioni: Il servizio di mailroom digitale di Xerox è in grado di raccogliere automaticamente la posta della vostra azienda, eseguire delle scansioni e caricarle su server cloud sicuri, consentendo quindi a dipendenti autorizzati di leggerla e svolgere le attività necessarie ovunque si trovino. Oltre a ciò, i più estesi servizi per l’acquisizione dei contenuti possono aiutare le aziende a digitalizzare le informazioni, convertendole da documenti fisici in formati elettronici leggibili.

Rammentate che: una comunicazione eccessiva è controproducente.

Tuttavia è fondamentale che parliate al vostro team. Quindi parlategli nuovamente. Ora più che mai, la ripetizione è fondamentale per la leadership e l’efficacia delle comunicazioni. Perché? Le ricerche dimostrano che il contenuto di circa il 50% delle e-mail ricevute viene frainteso. Molti destinatari interpretano messaggi positivi come “ottimo lavoro” in modo sarcastico o negativo, come spiega il Dott. Nick Morgan, fondatore e CEO di Public Words, società di consulenza per le comunicazioni aziendali con sede a Boston e autore del libro Can You Hear Me?

“Noi umani partiamo sempre da una prospettiva negativa” afferma Morgan. “Quando non riceviamo più le informazioni attraverso i nostri cinque sensi, il nostro cervello si riempie di invenzioni”.

Le videoconferenze rappresentano ovviamente un’ottima soluzione e alcune aziende molto evolute dal punto di vista tecnologico stanno addirittura adottando le piattaforme più adatte e la realtà aumentata per comunicare con i dipendenti. Secondo Morgan, la capacità di vedere il volto abbinato alla voce è fondamentale. Le sue ricerche hanno dimostrato che solo circa il 5% di tutte le comunicazioni aziendali avviene tramite videoconferenze, tuttavia ritiene che si debba puntare al 95%. Le videoconferenze non devono essere troppo lunghe; i manager devono assicurarsi che le riunioni non durino più di 30-45 minuti, poiché andando oltre l’attenzione svanisce.

“Se abitualmente il vostro team s’incontra per una riunione tutte le mattine, organizzatela virtualmente” afferma John Curtis, Manager of Lease Marketing di Xerox Financial Services per la regione Americas, nonché dipendente Xerox da 35 anni. Ciò vale anche per le comunicazioni con clienti e partner aziendali. Non abbiate paura di mettervi in contatto.

Oltre a parlare con i vostri dipendenti, dovete anche trovare il tempo per ascoltarli. “Chiedete ai vostri dipendenti come stanno, prendetevi a cuore il loro stato d’animo e fate in modo che si sentano apprezzati: un buon manager può fare tutto questo da remoto” spiega McGinn di HBR.

Date importanza al benessere dei dipendenti

HBR ha recentemente pubblicato un’interessante storia spiegando come stiamo tutti attraversando di fatto un periodo di lutto. Alla luce di ciò, i manager dovrebbero fare particolare attenzione allo stress e all’esaurimento. Sebbene i dipendenti debbano rimanere produttivi, è importante fare delle pause, fare dell’esercizio fisico se la salute lo consente, scollegarsi alla fine della giornata e seguire le raccomandazioni del governo e delle autorità sanitarie per mantenere il benessere fisico e mentale.

“Lavorando da remoto è possibile che si lavori troppo” afferma Curtis.

Di fatto, con la connettività istantanea e l’accessibilità continua offerta dagli smartphone e da app online quali Microsoft Teams, manager e dipendenti che lavorano da casa si ritrovano a lavorare di più di quanto avrebbero fatto in ufficio e rischiano l’esaurimento.

Per evitare ciò, i manager possono incoraggiare i dipendenti a trovare nella propria abitazione uno spazio appositamente dedicato al lavoro.

“Disponendo di uno spazio dedicato al lavoro, quando si esce da questo spazio ci si può staccare mentalmente dal lavoro e ciò può risultare utile” spiega McGinn.

I manager devono anche prendersi cura di sé stessi

Il ruolo di manager o imprenditore può talvolta essere un ruolo solitario, con l’intero team che dipende dalla vostra leadership e dalle vostre istruzioni, ma senza una spalla su cui appoggiarsi o un orecchio amico che vi ascolti. Si è da soli in vetta.

Per ricevere il supporto necessario, i manager che passano al lavoro remoto possono chiedere consigli ai mentor o ad altri manager all’interno dell’azienda, oppurein aree limitrofe, di settore o in tutto il mondo.

“Contattate la community che già avete, trovate qualcuno che abbia esperienza” suggerisce Curtis. “Oppure trovate gruppi di risorse online”.

Social network come LinkedIn, Facebook Groups, WhatsApp, Slack, Discord, persino le funzionalità Messaggi Diretti e Amici Stretti di Instagram, offrono tutti ai manager la possibilità di trovare una community di colleghi in posizioni e con mentalità simili che li aiuti, li ascolti e risolva i problemi comuni del lavoro da remoto. A tal fine, seguite Xerox su queste piattaforme e diteci cosa pensate. Siamo qui per aiutarvi.