Le stampanti elevano lo standard dell’esperienza utente

Scopri come una migliore esperienza utente consente alle stampanti di promuovere la trasformazione digitale

Ti ricordi quando le stampanti stampavano e basta?

Fanno parte della storia. Le multifunzione di oggi sono dispositivi versatili e intelligenti. Oltre a stampare, scansionare e inviare fax, sono in grado di instradare in modo efficiente, e persino tradurre, i documenti. E molto altro ancora.

Trasformando i flussi di lavoro cartacei, digitali e mobili, le stampanti multifunzione aiutano gli utenti a lavorare in modo più rapido e produttivo. E come risultato, le aziende operano con maggiore efficienza, ottimizzando i costi.

Di fatto, le multifunzione accelerano la trasformazione digitale delle imprese. E tra i modi più efficaci in cui lo fanno è trasformando l’esperienza utente.

L’esperienza utente in primo piano

L’esperienza utente non è una cosa sola. È l'insieme di tutte le interazioni dell’utente con un dispositivo e la sua tecnologia.

Quando si parla di stampanti, è fondamentale che l’esperienza utente complessiva sia tale da facilitare la collaborazione, la condivisione delle informazioni e la produttività. Ecco perché alcune delle stampanti più tecnologicamente avanzate presenti sul mercato hanno come priorità:

• La facilità di utilizzo e la familiarità. L’ultima generazione di multifunzione è dotata di un’interfaccia touchscreen che ricorda quella di uno smartphone o di un tablet, ed è configurabile esattamente allo stesso modo. Gli utenti selezionano l’app giusta per il compito da eseguire e ne scelgono altre da una libreria di app in continua espansione..

• L’assistenza on demand. Nel passato, le stampanti generavano un volume enorme di chiamate all’assistenza. Oggi non è più necessario fare una telefonata o ripescare il manuale cartaceo per capire come usare una nuova funzionalità. Direttamente dall’interfaccia della stampante, gli utenti possono visionare brevi video informativi per sfruttarne al meglio le capacità senza dover coinvolgere l’IT o l’Help Desk..

• La flessibilità del formato. In un’azienda digitalmente alfabetizzata, i dipendenti hanno spesso a che fare con documenti “ibridi”. Per esempio, un contratto può essere avviato online, poi venire stampato per la firma e infine scansionato e archiviato digitalmente. Le aziende necessitano di un modo facile e affidabile di convertire i documenti cartacei in file digitali e viceversa, per poter gestire e utilizzare questi documenti ibridi.

• Una scansione ottimizzata. Le multifunzione elaborano le informazioni aziendali sotto forma di documenti e possono facilitarne la ricerca, persino dei dati che contengono. I dispositivi tecnologicamente avanzati di oggi integrano la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e, mentre scansionano i documenti, creano PDF di testo ricercabili. Sono anche in grado di rilevare se un documento è in bianco e nero o a colori e scansionarlo di conseguenza. Grazie all’anteprima di scansione e fax, gli utenti possono modificare i documenti prima di inviarli. E possono anche scansionare direttamente su app come Dropbox, Google Drive o Office 365.

• Flussi di lavoro a portata di clic. La trasformazione digitale non ha molto senso se non ti aiuta a ottimizzare i tuoi flussi di lavoro. Grazie alle multifunzione di oggi, compiti complessi, ripetitivi o di routine possono essere impostati una volta sola e salvati per uso futuro. Per esempio, gli utenti possono aver bisogno di scansionare una fattura, quindi inviarla al reparto finanziario e poi salvarla in modo sicuro sul cloud. Invece di dover compiere tutti questi passaggi ogni volta, grazie alle multifunzione di oggi, basta semplicemente premere un pulsante sull’interfaccia touchscreen. I fornitori di servizi di stampa gestiti possono aiutarti a sviluppare app e flussi di lavoro personalizzati.

Il dietro le quinte dell’esperienza utente

L’esperienza utente non si limita all’interfaccia della stampante. Stampanti e multifunzione intelligenti integrano miglioramenti dell’esperienza utente che comprendono persino la gestione del parco stampanti, per semplificare e ottimizzare il processo.

Ordine proattivo delle forniture

Tra le cause più frequenti di interruzione delle attività delle stampanti c’è la mancanza di toner. Una cosa frustrante per gli utenti, e anche per il responsabile dell’ufficio o l’IT, che devono precipitarsi ad acquistarlo. Insomma, problemi per tutti.

Il rifornimento automatico delle forniture aiuta a evitare queste situazioni, mantenendoti sempre operativo.

Le stampanti intelligenti di oggi possono monitorare in automatico i livelli di toner e inchiostro, e “comunicare” con i sistemi di ordinazione. L’intero processo è digitale e non richiede alcun intervento umano, a parte la lettura delle email di notifica inviate alla persona di contatto designata per la stampante.

Il sistema esegue le ordinazioni per tempo, in base a modelli di utilizzo, per non rimanere senza scorte. Significa anche evitare di ordinare troppe forniture, cosa che accade molto di frequente, con conseguenti problemi di stoccaggio. Un sistema che mantiene bassa l’impronta di carbonio aziendale e contribuisce al raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità, ottimizzando ordini e consegne.

Operatività garantita

Un altro scenario molto comune è quando una stampa incappa in un problema e crea un collo di bottiglia, bloccando tutti i lavori in coda.

Le multifunzione moderne integrano una tecnologia Print Around, che consente di mettere da parte i lavori di stampa bloccati finché il problema non viene risolto, mantenendo operativa la coda di stampa e garantendo una produzione continua.

Analisi della stampa

Le stampanti multifunzione sono completamente connesse e in rete, membri attivi dell’Internet delle cose, e ti forniscono continuamente dati che puoi trasformare in informazioni preziose per la tua attività.

UL'analisi d'utilizzo mostra chi stampa cosa, su quali stampanti, se a colori o in bianco e nero, e su quali supporti. Questi insight aiutano il tuo partner di stampa gestita a ottimizzare il tuo ambiente di stampa. E con tutti questi dati a disposizione, contabilità e addebiti sono più semplici che mai.

Integrazione della connettività mobile

Il lavoro e la stampa mobile stanno diventando sempre più diffusi, e le aziende moltiplicano gli sforzi per adattare il proprio ambiente di stampa alla tecnologia mobile. Sono infatti consapevoli che così facendo promuoveranno il ritmo della trasformazione digitale.

Anche qui, l’esperienza utente ricopre un ruolo importante.

Le app mobili, multipiattaforma e intuitive, facilitano le attività di stampa, che diventano semplici come inviare un’email. Non c’è bisogno di installare driver di stampa né di configurazioni. Basta un semplice clic per stampare in modo rapido e sicuro dall’ufficio, da casa o in viaggio.

Esperienza utente e trasformazione digitale: una coppia vincente

È facile pensare che la trasformazione digitale si limiti a tablet e smartphone. Ma le multifunzione intelligenti di nuova generazione ricoprono un ruolo altrettanto importante.

Questi dispositivi sono stati completamente ripensati e ridisegnati per promuovere l’automazione del lavoro e accelerare la trasformazione digitale. Prendendo spunto da smartphone e tablet, e rendendo la gestione di ogni funzionalità facile quanto un semplice clic, le multifunzione rendono gli utenti più produttivi e ottimizzano il flusso delle informazioni documentali all’interno dell’azienda.

Se stai pensando a una strategia di trasformazione digitale, non dimenticarti del ruolo importante che le tue stampanti multifunzione possono ricoprire.