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iXware Scanning Server

iXware Scanning Server è una soluzione dedicata agli MFP Xerox e parte di iXware Document Digitalization software
800-660099
h9.00-13.00, h14.00-18.00
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Problematiche
L'aiuto fornito da Xerox
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Panoramica

iXware Scanning Server fornisce completa libertà di supportare i vostri processi aziendali, rendendo i documenti cartacei parte dei processi digitali. iXware Scanning trasforma il vostro MFP Xerox nella “rampa di lacio” dei processi digitali e lo rende più potente mettendo a vostra disposizione tutte le funzionalità della soluzione iXware.

Create una soluzione ancora più vantaggiosa, combinando iXware Scanning con iXware Fax.

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Funzioni principali

  • Facile archiviare Andate sulla vostra MFP Xerox, selezionate l'opzione di scansione sul client di iXware, scegliete le impostazioni ed inserite i metadati richiesti dalla vostra organizzazione e iXware processerà con OCR il documento, lo salverà digitalmente in formato PDF testo ricercabile oppure lo invierà alle applicazioni business per la memorizzazione e/o il processo.
  • Facile ricercare Poichè iXware memorizza i documenti in formato PDF testo ricercabile è possibile utilizzare Acrobat Reader o qualsiasi motore di ricerca desktop per trovare il documento giusto. Potete cercare per metadati inseriti in fase di scansione, oppure per contenuto: il nome del fornitore o del cliente, un indirizzo, un importo... qualsiasi informazione vi consentirà di trovare il documento giusto istantaneamente.
  • Facile da integrare iXware utilizza la filosofia degli standard aperti per integrarsi con ogni applicazione business (ERP/CRM/DM). Con iXware Scanning si hanno i documenti dove e come si desiderano.
  • Facile da usare L'utente ha un'unica interfaccia EIP sull' MFP Xerox per le funzioni di scansione, fax ed email. L'invio email è gratuito con entrambe i moduli di fax o di scansione. È intuitivo. È facile!
  • Facile da configurare I modelli di scansione di iXware forniscono una completa libertà nel supporto ai vostri processi aziendali. I modelli sono facili da creare e/o modificare, solo aggiungendo i metadati richiesti all'utente. Sull'MFP Xerox i metadati potranno essere inseriti a mano (alfanumerici) oppure selezionati/collegati ad una tabella di un database.
  • Facile da espandere iXware Scanning può essere esteso con altri moduli secondo la filosofia uno più uno uguale più di due. Alcuni esempi:
    • Fax ed email - Le funzionalità Fax e/o Scansione in un'unica soluzione con l'interfaccia utente EIP. La struttura modulare di iXware vi consente di combinarle subito o aggiungerle successivamente. La funzione iXware di scansione con OCR aggiunge valore al modulo iXware Fax consentendo la memorizzazione dei fax nel formato PDF testo ricercabile.
    • XML - Il modulo XML di iXware consente di memorizzare i documenti digitali della scansione nelle applicazioni aziendali quali DM, ERP e CRM, ma anche di inviare messaggi fax da quest'ultime. iXware può essere usato anche per convertire i documenti digitali esistenti nella propria rete o applicazioni aziendali in documenti PDF testo ricercabile.
  • Ridondanza / Load Balancing - È possibile installare iXware con le opzioni di Ridondanza e Load Balancing per gli ambienti "mission critical".

Problematiche

Il numero e le tipologie di comunicazioni all’interno delle organizzazioni è in continua crescita. Diventa quindi indispensabile per le aziende avere una visione trasparente di tutte le comunicazioni ed essere in grado di gestirle in modo da massimizzare la produttività, migliorare la reattività e ridurre i costi.

Obiettivi chiave

  • Integrazione di documenti cartacei in flussi di lavoro automatizzati e / o la completa integrazione con ERP, CRM e DM.
  • Conformità: Xerox e iXware insieme possono "chiudere il circolo" dell'Audit Trail per il traffico fax e della scansione, aiutando nella compliance con Sarbanes Oxley, HIPAA, direttive EU, leggi locali, ISO requirement, ecc.
  • Archivio: Gli archivi cartacei sono ingombranti, costosi ed inefficienti, mentre quelli digitali sono infinitamente più pratici, affidabili ed economici. iXware e Xerox digitalizzano i documenti cartacei ed il traffico fax, rendendoli parte dei processi e degli archivi digitali aziendali.
  • Risparmi sui costi: le organizzazioni spendono tra il 5% e il 15% del fatturato totale della società nella gestione dei documenti. (* IDC)
  • Case Files: la disponibilità di archivi con dati aggiornati è fondamentale per ogni società. In alcune organizzazioni è "mission critical". Ne rappresentano un esempio gli studi legali, i notai, i commercialisti, le assicurazioni e le agenize immobiliari.
  • Efficienza: attraverso l'integrazione tra iXware e le MFP Xerox, le soluzioni di gestione documentale e le applicazioni di business quali ERP e CRM, il fax entra a tutti gli effetti a far parte dei processi aziendali.
  • Trasparenza: la centralizzazione e digitalizzazione dei fax e delle scansioni genera uniformità e trasparenza nei processi.
  • Risparmio ed ecologia: la gestione dei documenti cartacei è costosa e dannosa per l'ambiente: spazi dedicati, carta, toner, duplicazione di documenti, condivisione, ecc…
  • Recupero di documenti cartacei richiede tempo e spesso è impossibile

L'aiuto fornito da Xerox

iXware – "Partner of the Year per Fax e Scansione" - è una soluzione per la digitalizzazione documentale dedicata a Xerox. E’ possibile utilizzare iXware per lo scan-to-archive, scan-to-fax e scan-to-email, in modo intuitivo direttamente da qualunque MFP abilitato con EIP.

  • Facile da integrare Attraverso la filosofia degli standard aperti, iXware si può integrare con ogni applicazione business, inclusi quelle meno comuni. SOAP / XML, Web services e trasferimenti di file di sistema sono solo alcuni esempi di modelli supportati per l'integrazione. Sono disponibili altri connettori per applicazioni più comuni come Ms SharePoint Portal, SAP, DocuShare, Ms Dynamics, ecc...
  • Facile da usare e per archiviare Si utilizza l'interfaccia dello Xerox EIP per memorizzare i metadati del documento tramite un modello personalizzabile, si preme il pulsante di Scansione ed il modulo "iXware scansione OCR" salva il documento in formato PDF nella rete o lo invia ad una applicazione aziendale.
  • Facile ricercare E' possibile effettuare ricerche per metadati oppure per contenuti.
  • Facile da installare E' possibile creare modelli specifici tramite Wizard guidati per l'inserimento o la selezione dei metadati da parte degli utenti.
  • Facile da espandere Le funzioni di fax e scansione possono essere combinate in una singola soluzione ed interfaccia utente sull'EIP. Il design modulare di iXware consente di prevedere fin da subito le funzionalità oppure aggiungerle in seguito. E' disponibile inoltre l'opzione di ridondanza (fail-over e load balancing) per applicazioni mission-critical.

Perché scegliere Xerox?

  • iXware Fax e iXware Scanning si integrano nativamente con gli MFP EIP Xerox.
  • La funzione di scansione in combinazione con iXware Scan Server, renderà il vostro MFP Xerox ancora più prezioso e ne migliorerà notevolmente il flusso di lavoro.
  • Xerox e iXware sono in grado di integrarsi completamente nella vostra infrastruttura IT aziendale.

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