Protect

Molte soluzioni promettono di proteggere i tuoi dati, tuttavia una situazione in cui sei alla degli altri è la condivisione dei file.

Le aziende devono condividere le informazioni per sopravvivere, tuttavia possono fare ben poco per controllare tali informazioni una volta che hanno lasciato i confini del firewall a causa di errore umano o di una vera e propria violazione!

Tre aree potenzialmente pericolose.

Come può il workflow Protect di Workflow Central¹ ridurre questi potenziali problemi?

Durante la condivisione dei documenti attraverso il workflow Protect, i creatori del documento possono impostare fino a tre livelli di sicurezza per ciascun documento. Il file viene letteralmente “avvolto” dallo strato di protezione che non lo abbandona mai, indipendentemente dal tipo di condivisione.

1. Track Views – Monitoraggio del numero di visualizzazioni di un documento.

2. Track Viewers – Monitoraggio del numero di visualizzazioni di un documento e di chi lo ha visualizzato.

3. Restrict and Track Viewers – Monitoraggio del numero di visualizzazioni di un documento e limitazione di chi può visualizzarlo.

Dopo avere scelto il livello di sicurezza, gli utenti possono definire dei parametri per limitare il tempo di visualizzazione del file. Può trattarsi di una data specifica o di un numero di giorni; per i livelli 2 e 3 è possibile definire un numero massimo di visualizzazioni. Se un documento viene inviato alla persona sbagliata, è possibile farlo scadere immediatamente o in qualsiasi momento dopo l’invio.

Per evitare la condivisione degli indirizzi e-mail con l’esterno, gli utenti possono limitare il documento a uno o più domini specifici, il che è particolarmente utile nel caso dei documenti “Per uso interno”.

Con i livelli di sicurezza 2 e 3 è possibile inoltre aggiungere al documento degli identificatori di acquisizione della schermata che aggiungono al documento il nome del destinatario nel caso in cui quest’ultimo utilizzi la funzionalità “Cattura schermo” o altri software per l’acquisizione della schermata. Ciò può scoraggiare le ulteriori condivisioni, poiché i lettori sanno che la condivisione di una schermata di una qualsiasi pagina o di parte di una pagina renderebbe facilmente tracciabile l’utente che l’ha condivisa.

Per finire, la stampa. Sebbene vi siano molti buoni motivi per stampare un documento, ci sono dei documenti che non vogliamo vengano stampati! Con il workflow Protect, la limitazione della stampa è un’impostazione predefinita, tuttavia per i documenti che possono essere stampati, il workflow Redact consente di nascondere qualsiasi informazione identificativa personale prima della stampa.

Indipendentemente dalla presenza di dipendenti che lavorano da casa, dall’ufficio, in viaggio o in modalità flessibile, le aziende possono fare di più per proteggere le risorse più importanti con l’aiuto di una soluzione Xerox per la sicurezza, facile da utilizzare e intuitiva.

Ulteriori funzionalità di Workflow Central per l’aumento della produttività

Crea un flusso di lavoro automatico per monitorare i documenti d’importanza critica che devono sempre essere protetti. Non appena arrivano nella cartella cloud desiderata² o nella casella di posta², il flusso di lavoro automatico applica il workflow “Protect” dietro le quinte, senza alcun intervento da parte dell’utente. Per saperne di più