Protect
Molte soluzioni promettono di proteggere i tuoi dati, tuttavia una situazione in cui sei alla degli altri è la condivisione dei file.
Le aziende devono condividere le informazioni per sopravvivere, tuttavia possono fare ben poco per controllare tali informazioni una volta che hanno lasciato i confini del firewall a causa di errore umano o di una vera e propria violazione!
Tre aree potenzialmente pericolose.
Invio di e-mail
Il modo più semplice e veloce di condividere informazioni. È soggetto a errori, non è possibile sapere se i messaggi vengono poi inviati a terzi e gli account possono essere compromessi da attività illecite.
Condivisione di file / Soluzioni di hosting
Negli ultimi anni la condivisione esterna di file di grandi dimensioni è diventata semplice e veloce, tuttavia molte di queste soluzioni consentono di distribuire apertamente e completamente i link di condivisione dei file.
Un altro potenziale problema di questi servizi “gratuiti” consiste nella possibilità di acquisire e utilizzare le informazioni di identificazione personale.
Distribuzione fisica
Ti è mai capitato di ricevere una lettera o un pacco non tuoi? O di lasciare un documento sulla scrivania o in un luogo pubblico? Persino quando portiamo con noi i documenti non sempre li copriamo come dovremmo!
Purtroppo tutto questo avviene molto più spesso di quanto le aziende vorrebbero.
Come può il workflow Protect di Workflow Central1 ridurre questi potenziali problemi?
Durante la condivisione dei documenti attraverso il workflow Protect, i creatori del documento possono impostare fino a tre livelli di sicurezza per ciascun documento. Il file viene letteralmente “avvolto” dallo strato di protezione che non lo abbandona mai, indipendentemente dal tipo di condivisione.
Track Views – Monitoraggio del numero di visualizzazioni di un documento.
Track Viewers – Monitoraggio del numero di visualizzazioni di un documento e di chi lo ha visualizzato.
Restrict and Track Viewers – Monitoraggio del numero di visualizzazioni di un documento e limitazione di chi può visualizzarlo.
Dopo avere scelto il livello di sicurezza, gli utenti possono definire dei parametri per limitare il tempo di visualizzazione del file. Può trattarsi di una data specifica o di un numero di giorni; per i livelli 2 e 3 è possibile definire un numero massimo di visualizzazioni. Se un documento viene inviato alla persona sbagliata, è possibile farlo scadere immediatamente o in qualsiasi momento dopo l’invio.
Per evitare la condivisione degli indirizzi e-mail con l’esterno, gli utenti possono limitare il documento a uno o più domini specifici, il che è particolarmente utile nel caso dei documenti “Per uso interno”.
Con i livelli di sicurezza 2 e 3 è possibile inoltre aggiungere al documento degli identificatori di acquisizione della schermata che aggiungono al documento il nome del destinatario nel caso in cui quest’ultimo utilizzi la funzionalità “Cattura schermo” o altri software per l’acquisizione della schermata. Ciò può scoraggiare le ulteriori condivisioni, poiché i lettori sanno che la condivisione di una schermata di una qualsiasi pagina o di parte di una pagina renderebbe facilmente tracciabile l’utente che l’ha condivisa.
Per finire, la stampa. Sebbene vi siano molti buoni motivi per stampare un documento, ci sono dei documenti che non vogliamo vengano stampati! Con il workflow Protect, la limitazione della stampa è un’impostazione predefinita, tuttavia per i documenti che possono essere stampati, il workflow Redact consente di nascondere qualsiasi informazione identificativa personale prima della stampa.
Indipendentemente dalla presenza di dipendenti che lavorano da casa, dall’ufficio, in viaggio o in modalità flessibile, le aziende possono fare di più per proteggere le risorse più importanti con l’aiuto di una soluzione Xerox per la sicurezza, facile da utilizzare e intuitiva.
Come può essere di aiuto nel mio luogo di lavoro?
Cartelle cliniche o corrispondenza contenente informazioni personali identificabili.
Idee/progetti di ricerca e sviluppo, altra documentazione contenente proprietà intellettuale.
Contratti o documenti riservati.
Ulteriori funzionalità di Workflow Central per l’aumento della produttività
Crea un flusso di lavoro automatico per monitorare i documenti d’importanza critica che devono sempre essere protetti. Non appena arrivano nella cartella cloud desiderata2 o nella casella di posta2, il flusso di lavoro automatico applica il workflow “Protect” dietro le quinte, senza alcun intervento da parte dell’utente. Per saperne di più
Attenzione: i dispositivi mobili iOS non possono aprire i documenti protetti al momento del lancio; è necessario scaricare il documento su un PC o Mac.
¹ Richiede un abbonamento avanzato
2 Le destinazioni Input e Output supportate includono e-mail (MS Exchange Online) e repository Cloud (MS 365 SharePoint e MS OneDrive).
Produttività ininterrotta ovunque sia il lavoro.
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