Conversione a MS Office
Sei tra le molte aziende che si affidano a documenti cartacei? Forse hai archivi pieni di file digitali non modificabili, come PDF di sola immagine. Anche se hanno la loro funzione, arriva un momento in cui è necessario apportare piccoli aggiornamenti. In genere trovi il file sorgente digitale, apporti le modifiche necessarie e ristampi o riformatti il documento.
Ma cosa succede se non trovi il file sorgente? Chi è in grado di ricreare quel documento da zero, e a quale costo? Potresti assegnare il compito a un collaboratore interno, con soli costi interni, oppure puoi esternalizzarlo a un'agenzia. In ogni caso, si tratta di una modalità lunga e costosa per apportare quelle piccole modifiche che spesso avvengono durante il ciclo di vita di un documento.
Quindi, quali possibilità hai per ridurre al minimo l'impatto sulla tua azienda in termini di costi e produttività?
Anche se esistono numerose soluzioni, la gestione di pacchetti software desktop aggiuntivi o l'abbonamento a servizi cloud per uso occasionale possono essere elevati, soprattutto se sono richiesti solo temporaneamente.
Ecco dove entra in gioco la Xerox® Workflow Central Platform. È stata ideata per supportare le specifiche esigenze aziendali, come la conversione di documenti cartacei o di sola immagine in file Microsoft modificabili (Word, Excel o PowerPoint), mantenendo invariato il formato originale del documento.
Oltre alla conversione a MS Office, Workflow Central offre molto altro e rappresenta un’interessante soluzione per aziende e privati che hanno esigenze occasionali. Elimina la necessità di più strumenti individuali che richiedono un monitoraggio e una manutenzione proattivi.
Come può aiutarti Workflow Central's "Convert to MS Office" a mantenere la tua attività produttiva, tenendo i costi bassi allo stesso tempo? Ecco alcuni esempi:
I collaboratori a domicilio hanno accesso diretto e sicuro ad uno strumento di conversione on-demand che crea file modificabili mantenendo invariata la formattazione originale del documento. Puoi dire addio al copia e incolla negli strumenti online gratuiti, per poi ricopiare, incollare e riformattare da zero!
I collaboratori fuori sede non hanno più bisogno di chiamare il back office per apportare modifiche dell'ultimo minuto. La facilità di accesso dai dispositivi mobili consente di modificare al volo documenti o catture schermo, evitando chiamate o viaggi in ufficio che richiedono molto tempo.
Tutti i collaboratori in ufficio hanno accesso a una piattaforma di conversione dei documenti potente, efficiente e immediata. Questo servizio è disponibile non solo da PC, ma anche attraverso l'intuitiva app MFP, che consente di convertire in modo semplice sia le copie cartacee che gli originali digitali.
Con Workflow Central hai la certezza che:
I dati rimangono riservati e tutti i dati elaborati vengono cancellati immediatamente dopo la conversione1.
Con la crittografia end-to-end, i dati rimangono all'interno di canali sicuri mentre sono a riposo o in movimento2.
Protezione server con centri di elaborazione dati sicuri, costantemente sottoposti a manutenzione e protetti dalle minacce più recenti.
Come può essere di aiuto nel mio luogo di lavoro?
Fogli di calcolo cartacei che richiedono aggiornamento. Evita i commenti scritti a mano di difficile lettura.
Modifiche contrattuali dell'ultimo minuto, particolarmente utili quando si è in giro a visitare i clienti.
I collaboratori in ufficio possono lavorare su file modificabili invece di apportare annotazioni individuali su versioni non modificabili.
Altre funzionalità che aumentano il rendimento sono la ricezione frequente di documenti di sola immagine o la produttività durante un viaggio di lavoro o una vacanza. Perché non automatizzare completamente3 il processo di conversione? Monitora i file in arrivo attraverso la posta elettronica o il servizio cloud4 e lascia che Workflow Central lavori in background per garantire che i documenti convertiti siano pronti e in attesa.
1I file elaborati possono essere conservati per un massimo di sette giorni quando vengono rinviati per la stampa o il download.
2Crittografia e tracciamento via e-mail disponibili con crediti aggiuntivi.
3Richiede un abbonamento avanzato
4Le destinazioni di inserimento supportate includono la posta elettronica (MS Exchange Online) e gli archivi cloud (MS 365 SharePoint e MS OneDrive).
Produttività ininterrotta ovunque sia il lavoro.
Pronto a dire addio ai problemi lavorativi quotidiani? La piattaforma Xerox® Workflow Central Platform può aiutarti. Andiamo!
